Was sind Transaktions-E-Mails? Beispiele & Best Practices

Es ist wichtig, die verschiedenen E-Mail-Arten zu kennen, um sie in Unternehmen wie auch privat korrekt einzusetzen. Transaktions-E-Mails sind dabei eine zentrale E-Mail-Art: Sie werden von einem Absender an einen Empfänger gesendet, um eine geschäftliche Transaktion oder eine finanzielle Aktivität zu bestätigen.

Da Transaktions-E-Mails auch eine Möglichkeit sind, mit Ihren Bestands- und potenziellen Kunden zu interagieren, schauen wir uns die genaue Definition von Transaktions-E-Mails sowie Beispiele und Best Practices für das Schreiben von Transaktions-E-Mails an.

Teil 1: Was sind Transaktions-E-Mails?

Transaktions-E-Mails, auch als Trigger-Mails bekannt, sind automatisierte E-Mails, die Unternehmen versenden, um eine Transaktion abzuwickeln oder Kunden finanzielle Informationen bereitzustellen.

Unternehmen nutzen Transaktions-E-Mails, um wichtige Informationen an Kunden zu kommunizieren und sie zum Abschluss der Transaktion zu motivieren.

Transaktions-E-Mails können in vielen unterschiedlichen Situationen ausgelöst werden, zum Beispiel wenn ein Kunde Lieferinformationen zurücksetzt oder aktualisiert. Weitere typische Zwecke von Transaktions-E-Mails sind die Bestätigung eines E-Mail-Abonnements, Versandinformationen sowie Bestelldetails.

Warum sind Transaktions-E-Mails notwendig?

Kunden öffnen Transaktions-E-Mails eher als Marketing-E-Mails, die sie möglicherweise täglich erhalten.

Was ist der Unterschied zwischen Transaktions-E-Mails und Marketing-E-Mails?

Transaktions-E-Mails werden an Einzelpersonen mit nutzerspezifischen Inhalten gesendet. Sie sind eine Reaktion auf eine vom Empfänger ausgelöste Aktion und erfordern keine weitere Handlung. Mit anderen Worten: Transaktions-E-Mails haben eine informative Absicht.

Marketing-E-Mails hingegen verfolgen eine kommerzielle Absicht. Sie werden an eine Gruppe von Personen gesendet – in der Erwartung, dass diese eine bestimmte Aktion ausführen. Marketing-E-Mails können sämtliches Marketingmaterial umfassen, das ein Unternehmen, ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung, eine Nonprofit-Organisation oder ein anderes relevantes Update rund um eine Marke bewirbt.

Newsletter, Saisonangebote, Marketingkampagnen, Event-Ankündigungen und Gewinnspiele sind nur einige von vielen Beispielen für Marketing-E-Mails.

Teil 2: Beispiele für Transaktions-E-Mails nach Typ

Da Sie nun wissen, was Transaktions-E-Mails sind und worin sich Transaktions-E-Mails von Marketing-E-Mails unterscheiden, sehen wir uns die Typen und Beispiele genauer an.

1. Bestellbestätigungen

Empfänger erhalten Transaktions-E-Mails zur Bestellbestätigung, wenn sie in einem Onlineshop ein Produkt kaufen. Diese Art von Transaktions-E-Mail sollte sofort im Posteingang des Kunden erscheinen, damit er sicher sein kann, dass die Bestellung eingegangen ist.

Eine gut formulierte Bestellbestätigungs-E-Mail enthält vollständige Informationen: die Liste der gekauften Produkte, den Preis pro Artikel, den Gesamtpreis, Versandkosten sowie eine voraussichtliche Lieferzeit.

2. Versandupdates

Versandupdates sind eine weitere beliebte Art von Transaktions-E-Mails. Sie sollen Kunden während des Versandvorgangs mit wichtigen Informationen versorgen. Diese E-Mails verbessern das Einkaufserlebnis spürbar und ermöglichen es Marken, mit ihren Kunden in Kontakt zu bleiben.

3. Sicherheit

Cybersicherheit ist heutzutage ein zentraler Bestandteil von Unternehmen. Transaktions-E-Mails informieren Kunden schnell, wenn es ein Sicherheitsproblem oder verdächtige Aktivitäten in Zusammenhang mit Ihrem Konto gibt. Solche E-Mails lassen sich automatisieren, sodass sie bei einem Vorfall automatisch ausgelöst werden.

4. Passwort-Zurücksetzung

Passwort-zurücksetzen-E-Mails sind vermutlich die häufigste und beliebteste Art von Transaktions-E-Mails. Die meisten von uns haben irgendwann einmal ein Passwort vergessen. Die E-Mail einer Website mit dem Link zum Ändern Ihres Passworts ist eine Transaktions-E-Mail. Diese E-Mails enthalten sensible Informationen, daher müssen Unternehmen sie mit größter Sorgfalt handhaben.

5. Kundenstimmen

Kundenstimmen sind für Unternehmen äußerst wichtig, um zu wachsen und neue Kunden zu gewinnen. Allerdings kann es ziemlich schwierig sein, Feedback von Kunden zu erhalten – daher können Sie eine Transaktions-E-Mail mit einem Feedback-Formular versenden, um eine Bewertung einzuholen und Kundenbewertungen zu sammeln.

6. Benachrichtigungs-E-Mails

Einige Websites senden Benachrichtigungs-E-Mails, um Empfänger zu informieren, sobald es eine wichtige Aktivität oder Interaktion mit dem Profil gibt. Dazu gehören zum Beispiel eingehende Nachrichten oder Kommentare zu Beiträgen.

In der Regel lässt sich die Häufigkeit von Benachrichtigungs-E-Mails begrenzen, aber Social-Media-Plattformen können diese Transaktions-E-Mails weiterhin versenden, um Nutzer dazu zu motivieren, auf der Plattform aktiv zu werden.

Nutzer können die Häufigkeit von Benachrichtigungs-E-Mails in ihren Kontoeinstellungen anpassen. Facebook kann jedoch eine Transaktions-E-Mail senden, um weniger aktive Nutzer zu motivieren, sich wieder mit der Plattform zu beschäftigen.

7. E-Mails zur Bereitstellung angeforderter Inhalte

Transaktions-E-Mails werden auch häufig verwendet, um Inhalte, Dateien oder andere Informationen zu versenden, die der Empfänger angefordert hat. In diese Kategorie fällt eine große Bandbreite von Anfragen, etwa CSV-Dateien, Download-Links, E-Books, PDFs und viele weitere.

Teil 3: Best Practices für Transaktions-E-Mails

Die Beispiele im vorherigen Abschnitt zeigen Transaktions-E-Mails, die nach gängigen Standards erstellt und formuliert wurden. Hier sind die wichtigsten Best Practices für Transaktions-E-Mails:

1. Kurz und präzise formulieren

Marketing-E-Mails geben Ihnen die Möglichkeit, bei den Inhalten kreativ zu werden und auch umfassendere Details zu beschreiben. Transaktions-E-Mails hingegen sollten kurz und spezifisch sein, damit Empfänger das Hauptthema sofort erfassen.

Kurze Transaktions-E-Mails bringen auch technische Vorteile mit sich: Sie verkleinern die E-Mail und minimieren dadurch die Bouncerate. Im Gegensatz zu Marketing-E-Mails müssen Sie in Transaktions-E-Mails nicht zwingend Bilder einbinden.

2. Personalisierung

Personalisierung sollte Priorität haben, wenn Sie Transaktions-E-Mails versenden. In einer Transaktions-E-Mail sollten Sie sowohl den Markennamen als auch den Namen des Empfängers nennen. Außerdem empfiehlt es sich, den Markennamen in die Betreffzeile aufzunehmen, damit der Empfänger sofort an den Kauf oder eine Anfrage erinnert wird, die er gegebenenfalls gestellt hat.

Den Namen des Empfängers gleich zu Beginn der E-Mail zu verwenden, ist immer eine gute Idee: Das schafft Nähe und vermittelt Wertschätzung. Andernfalls wirken E-Mails mit allgemeinen Anreden schnell zu generisch und werden eher ignoriert.

3. Cross-Selling-Abschnitt ergänzen

Zunächst ist wichtig zu bedenken, dass Transaktions-E-Mails nicht zu werblich sein dürfen, da das Leser abschrecken kann.

Dennoch bleibt Unternehmen ein gewisser Spielraum, um über Transaktions-E-Mails Marketing zu betreiben und Cross-Selling zu fördern. Sie können die Empfänger zum Beispiel bitten, Ihre E-Mail-Updates zu abonnieren oder weitere passende Produkte anzusehen.

4. Relevante Links bereitstellen

Eine Transaktions-E-Mail sollte – falls erforderlich – Links zu den konkreten Inhalten oder Informationen enthalten, nach denen der Empfänger sucht. Wenn Sie beispielsweise eine Möglichkeit zur Sendungsverfolgung anbieten, sollten Sie den Link zum Versanddienstleister einfügen.

5. Kundenservice-Informationen einfügen

Das Hauptziel einer Transaktions-E-Mail ist es, den Empfängern Unterstützung zu bieten. Daher ist es immer eine gute Idee, Ihre E-Mail mit den notwendigen Kontaktinformationen zu Ihrem Unternehmen abzuschließen, damit Empfänger Sie bei Fragen oder Anliegen kontaktieren können.

Dazu können Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse, ein Live-Chat oder all diese Kontaktmöglichkeiten gehören. Letztlich interagieren Kundinnen und Kunden eher mit Ihrer Marke, wenn Sie eine starke und zuverlässige Kundenservice-Strategie haben.

6. Ihr Branding stärken

Transaktions-E-Mails sind außerdem eine hervorragende Möglichkeit, die Markenbekanntheit zu steigern und die Loyalität Ihrer Kundschaft zu stärken. Für Branding-Zwecke sollten Sie den Namen des Unternehmens, Farben und Logo in Ihre Transaktions-E-Mails integrieren.

Teil 4: So versenden Sie Transaktions-E-Mails

Der genaue Prozess zur Automatisierung und Einrichtung von Transaktions-E-Mails hängt vom verwendeten Tool ab. Im Allgemeinen sollten Sie diese Schritte befolgen:

1. Fakten darstellen

Transaktions-E-Mails sollten präzise und klar sein. Nehmen Sie die wichtigsten Informationen in Ihre E-Mail auf. Zum Beispiel sollten Sie in einer Transaktions-E-Mail zu einer Online-Bestellung die folgenden Angaben einfügen:

• Bestellbestätigungsnummer
• Name und eine kurze Beschreibung aller bestellten Artikel, einschließlich Fotos und Preise
• Alle Rabatte oder Gutscheine, die der Kunde möglicherweise verwendet hat
• Lieferadresse und Versandart

Nutzen Sie ein klares, schlichtes Design im Corporate Design des Unternehmens, um die Wirksamkeit der Transaktions-E-Mail zu erhöhen.

2. Integration der Transaktions-E-Mail-API

Neben dem Inhalt der E-Mail müssen Sie sich auch auf die technischen Aspekte der Einrichtung automatisierter Transaktions-E-Mails konzentrieren. Optionen zur Integration einer Transaktions-E-Mail-API stehen in einer zuverlässigen Customer-Engagement-Plattform wie EngageLab bereit, sodass Sie das Tool in Ihre Systeme einbinden und transaktionale E-Mails an Ihre Kunden versenden können.

3. Eine E-Mail-Liste erstellen

Eine umfassende E-Mail-Liste ist ein zentraler Bestandteil jeder Art von E-Mail-Kampagne – sowohl im Marketing als auch bei Transaktions-E-Mails. Mit einer E-Mail-Liste sorgen Sie dafür, dass die Daten Ihrer Kunden und Zielgruppe gut strukturiert und übersichtlich bleiben.

Sobald Sie diese Liste erstellt haben, können Sie sie ganz einfach in EngageLab importieren oder die Empfängerdaten manuell hinzufügen.

Im Folgenden stellen wir Konfigurationsschritte für den Versand von Transaktions-E-Mails vor. Dabei erklären wir auch relevante Funktionen von EngageLab und empfehlen sie zur Nutzung.

FAQs

• 1

  Wann enthält eine E-Mail sowohl werbliche als auch transaktionale Inhalte?

  In den USA gibt es das Gesetz „CAN-SPAM Act“. Danach kann eine Nachricht, die sowohl transaktionale als auch werbliche Inhalte enthält, als werbliche E-Mail eingestuft werden – nämlich dann, wenn die Betreffzeile die Empfänger glauben lässt, dass es sich um eine kommerzielle Nachricht handelt, und wenn der primäre transaktionale Teil nicht am Anfang der E-Mail steht.
• 2

  Warum Marketinginhalte in eine Transaktions-E-Mail aufnehmen?

  Transaktions-E-Mails werden von Empfängern in der Regel deutlich häufiger geöffnet als allgemeine Marketing-E-Mails. Für Marken ist das eine gute Gelegenheit, eine passende Balance zu finden und Transaktions-E-Mails gezielt um Branding- und ausgewählte Marketinginhalte zu ergänzen.
• 3

  Wie lassen sich Transaktions-E-Mails (transaktionale E-Mails) automatisieren?

  Nutzen Sie eine Customer-Engagement-Plattform wie EngageLab, um Transaktions-E-Mails nach Best Practices zu automatisieren und eine schnelle, zuverlässige Zustellung sicherzustellen.

Fazit

Transaktions-E-Mails sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens und jeder Marke. Sie helfen Ihnen, während der gesamten Customer Journey mit Ihren Kunden in Kontakt zu bleiben. Außerdem – wie die im Artikel vorgestellten Beispiele für Transaktions-E-Mails zeigen – ist es entscheidend, Kunden gut zu informieren und ihr Vertrauen zu gewinnen.

Der Vorteil: Unabhängig davon, wie groß Ihre E-Mail-Liste ist – Sie können personalisierte Transaktions-E-Mails mit einem einfach zu bedienenden Tool wie EngageLab automatisiert versenden. Probieren Sie es noch heute aus und sehen Sie, wie es Ihre Kampagne für Transaktions-E-Mails auf ein neues Niveau heben kann.