Zahlungserinnerung: Vorlagen, Tipps & Automatisierung

Wenn Sie zu den Tausenden von Unternehmen gehören, die häufig Schwierigkeiten haben, Zahlungen von ihren Kundinnen und Kunden zu erhalten, dann sollten Sie auf automatisierte Zahlungserinnerungen setzen. Solche Erinnerungen sind auch in der gesamten zahlungsbezogenen Kommunikation hilfreich – zum Beispiel bei überfälligen Rechnungen, Abo-Zahlungen oder anstehenden Abbuchungen.

Zahlungserinnerungen manuell zu verwalten, lohnt sich nur, wenn Sie eine kleine Anzahl an Kundinnen und Kunden haben – und selbst dann ist der Prozess anfällig für menschliche Fehler. Daher empfiehlt es sich, geeignete Tools zu nutzen, um das Mahnwesen zu automatisieren.

Sehen wir uns zunächst die wichtigsten Bestandteile einer freundlichen Zahlungserinnerung an – und anschließend, wie Sie die Zahlungserinnerung automatisieren können.

Wie schreiben Sie eine freundliche Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung wird typischerweise per App-Push-Benachrichtigung oder E-Mail versendet. Beide Kanäle eignen sich sehr gut für Zahlungserinnerungen, weil:

Wie formulieren Sie freundliche Zahlungserinnerungen als Push-Benachrichtigung?

Mit diesen Tipps formulieren Sie freundliche und wirksame Inhalte für Zahlungserinnerungen, die Sie als Push-Benachrichtigung versenden können:

• Halten Sie sich kurz: Eine Push-Benachrichtigung bietet nur wenig Platz – daher muss der Text innerhalb der Zeichenbegrenzung bleiben. Nennen Sie die wichtigsten Informationen: was fällig ist, wann es fällig ist und wie Nutzerinnen und Nutzer bezahlen können.
• Verwenden Sie aktivierende Wörter: Sie können Formulierungen wie „Zahlung abschließen“ oder „Transaktion prüfen“ nutzen, um zum Handeln zu motivieren. Vermeiden Sie jedoch besser Ausdrücke wie „Jetzt bezahlen“, da sie schnell unhöflich wirken können.
• Achten Sie auf den richtigen Ton: Ton und Wirkung der Push-Benachrichtigung sollten hilfreich sein und an die Zahlung erinnern – nicht wie ein strenges Mahnschreiben klingen. Formulierungen wie „freundliche Erinnerung“ können Ihre Nachricht zusätzlich höflicher machen.
• Fügen Sie einen klaren CTA hinzu: Ihre Push-Benachrichtigung braucht eine klare Handlungsaufforderung (Call-to-Action, CTA), damit Nutzende wissen, was Sie von ihnen erwarten. Das kann z. B. das Öffnen der App sein, um Zahlungsdetails einzusehen, das Prüfen des Kontos oder das Aktualisieren der Zahlungsdaten.

Vorlagen für Zahlungserinnerungen als Push-Benachrichtigung

Sie können die folgenden Zahlungserinnerungsvorlagen nutzen, um freundliche Zahlungserinnerungen per Push-Benachrichtigung zu versenden. Wenn Sie eine Zahlungserinnerung Vorlage anpassen möchten, ersetzen Sie einfach „X“ durch Ihre passenden Angaben:

Wie schreiben Sie freundliche Zahlungserinnerungen per E-Mail?

Folgen Sie diesen Zahlungserinnerungs-Tipps, um wirksame Zahlungserinnerungen per E-Mail zu schreiben:

• Empathie zeigen: Sie können eine E-Mail zur Zahlungserinnerung damit beginnen, anzuerkennen, dass Menschen heutzutage viel zu tun haben und Dinge leicht in Vergessenheit geraten. Das setzt den richtigen Ton für die gesamte E-Mail.
• Klare Details nennen: Ihre E-Mail sollte den ausstehenden Zahlungsbetrag, das Fälligkeitsdatum, die Rechnungsnummer sowie die Zahlungsmöglichkeit klar aufführen. Eine gut lesbare E-Mail hilft Ihnen letztlich dabei, schneller bezahlt zu werden.
• Hilfreich sein: Genau wie bei der Push-Benachrichtigung sollte auch Ihre E-Mail einen hilfreichen Ton haben und passende Lösungen anbieten, die Empfänger nutzen können, um die Zahlung vorzunehmen. Wenn z. B. jemand bereits versucht hat zu zahlen und es nicht geklappt hat, sollten Sie eine alternative Lösung anbieten.
• Die E-Mail positiv abschließen: Unterstreichen Sie zum Ende der E-Mail noch einmal den Wert Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung. Bedanken Sie sich außerdem für die Zusammenarbeit.

E-Mail-Vorlagen für Zahlungserinnerungen

Hier sind einige E-Mail-Vorlagen, die Sie für Zahlungserinnerungen nutzen können:

Automatisierte Zahlungserinnerungen leicht gemacht: Schritt-für-Schritt-Anleitung mit EngageLab MA

EngageLab Marketing Automation (MA) ist eine moderne Omnichannel-Marketingplattform, mit der sich Nutzer-Journeys effizient abbilden lassen – zum Beispiel für den Versand von Zahlungserinnerungen. Unternehmen sparen damit viel Zeit, indem sie Erinnerungen an ausstehende Zahlungen systematisch einsetzen.

Sehen wir uns an, wie Sie mit EngageLab MA Ihre Zahlungserinnerung automatisieren und damit auch Ihr Mahnwesen automatisieren können:

1. Grundlagen für die Vorkonfiguration

Bevor wir die Journey für die Zahlungserinnerung aufsetzen, ist es wichtig, eine solide Basis zu schaffen, indem Sie die folgenden zentralen Aspekte konfigurieren:

2. Workflow-Einrichtung: Automatisierte Zahlungserinnerungen

Sobald Sie die Konfigurationsschritte in EngageLab abgeschlossen haben, können Sie damit beginnen, eine Customer Journey für den Erhalt von Zahlungserinnerungen zu gestalten:

• Öffnen Sie User Journey in EngageLab MA und wählen Sie „Journey erstellen“.

• EngageLab MA bietet eine große Auswahl an Vorlagen, mit denen Sie die passende Journey oder den passenden Marketing-Workflow gestalten können. Alternativ können Sie auch bei null beginnen. Hier steht Ihnen auch eine Vorlage für automatisierte Zahlungserinnerungen zur Verfügung, die Sie direkt nutzen können.

• Den Zahlungserinnerungs-Workflow können Sie ganz einfach konfigurieren und anpassen. Zunächst legen Sie den Einstiegspunkt entsprechend den Attributen Ihrer Zielgruppe fest.

• Im nächsten Schritt legen Sie einen passenden Trigger fest, z. B. das Hinzufügen von Zahlungsinformationen, der den gesamten Workflow ausführt.

• Legen Sie den Inhalt der Push-Benachrichtigung fest, die Sie senden möchten, um an die Zahlung zu erinnern. Sie können eine der oben genannten Vorlagen verwenden oder den KI-Modus nutzen, damit die KI Ihre Vorgaben umsetzt.

• Ebenso können Sie für E-Mails eine Vorlage auswählen, wenn Sie bereits eine erstellt haben, oder die Option „Neue Vorlage erstellen“ verwenden, um eine neue Zahlungserinnerungsvorlage wie oben gezeigt zu erstellen.

• Sobald alles abgeschlossen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Veröffentlichen“, um den Prozess für automatisierte Zahlungserinnerungen zu aktivieren.

Wichtige Vorlageneinstellungen & erweiterte Automatisierungsregeln

Bis hierhin haben wir eine solide Grundlage für automatisierte Zahlungserinnerungen geschaffen. Mit einigen erweiterten Einstellungen und Überlegungen gibt es jedoch noch deutliches Optimierungspotenzial:

1. Compliance-Anforderungen beachten

Compliance-Verstöße können Ihre Kampagnen für automatisierte Zahlungserinnerungen erheblich beeinträchtigen. Berücksichtigen Sie daher die folgenden Compliance-Anforderungen für E-Mails und Push-Benachrichtigungen:

E-Mail

• Für E-Mails müssen der CAN-SPAM Act (USA) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (EU) berücksichtigt werden.
• E-Mails müssen einen klar erkennbaren Link zum Abmelden enthalten, damit Nutzerinnen und Nutzer Zahlungserinnerungen abbestellen können.
• Die E-Mail sollte eine klare Betreffzeile haben und die physische Geschäftsadresse enthalten.
• Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf Nutzerdaten über ordnungsgemäße, rechtlich zulässige Wege erhalten haben.
• Geben Sie klare Datenschutzhinweise und setzen Sie wirksame Datenschutzmaßnahmen um.

App-Push-Benachrichtigungen

• Senden Sie nicht so viele Benachrichtigungen, dass das System sie als Spam einstuft.
• Stellen Sie sicher, dass Benachrichtigungen einen klaren Mehrwert bieten – zum Beispiel, indem sie an Zahlungen erinnern.
• In den Einstellungen der App sollte eine Option zum Deaktivieren von Benachrichtigungen vorhanden sein.
• Nutzen Sie Benachrichtigungen nicht zu Werbezwecken.
• Sie benötigen die Einwilligung der Nutzerinnen und Nutzer, um Push-Benachrichtigungen zu senden.

2. KI-gestützte Optimierung

EngageLab MA verfügt über integrierte KI-Tools und Algorithmen, die Sie dabei unterstützen, erfolgreiche Marketingkampagnen umzusetzen und Workflows wie automatisierte Zahlungserinnerungen auszuführen. So können Sie diese Funktionen und Tools nutzen:

• Stilauswahl: Sie können unterschiedliche Content-Stile erstellen und auswählen – zum Beispiel formal für B2B, in einem dialogorientierten Ton für Abonnementmodelle im B2C-Bereich und dringend bei überfälligen Zahlungen.
• Erweiterte Personalisierung: KI kann Ihre Nachricht anhand des Interaktionsverhaltens sowie Ihrer Prompts anpassen.
• Automatisierte Optimierung: EngageLab MA bietet integriertes A/B-Testing und Mechanismen zur Sentiment-Analyse, um die Conversion-Rate kontinuierlich zu verbessern und Zahlungserinnerungen zu automatisieren.
• Intelligente Kanal-Anpassung: Wenn Inhalte automatisch an die Eigenschaften jedes Kanals – etwa Zeichenlimits und Formatierung – angepasst werden, bleibt Ihre Markenbotschaft konsistent und Sie können die Compliance bestmöglich einhalten.
• KI-Content-Generierung: Sie müssen Inhalte für E-Mails oder Push-Benachrichtigungen nicht manuell schreiben, da sich der gesamte Inhalt per KI mit einem Klick generieren lässt.

3. Zeitzonen-Optimierung

Eine Push-Benachrichtigung zur Zahlungserinnerung um 4 Uhr morgens oder zu ähnlich ungeeigneten Zeiten zu senden, ist ineffektiv und kann Ihre Nutzerinnen und Nutzer sogar verärgern. Deshalb ist es entscheidend, die Zeitzonen-Intelligenz von EngageLab MA zu nutzen, damit Erinnerungen in der jeweiligen Zeitzone Ihrer Kundinnen und Kunden zugestellt werden.

• Erkennung der Kundenzeitzone: Das System kann die Zeitzonen Ihrer Kunden automatisch anhand ihrer Kontodaten, ihres Nutzungsverhaltens in der App und des IP-Standorts erkennen, sodass die Nachricht zum optimalen Zeitpunkt gesendet wird.
• Intelligentes Timing: Ihre Inhalte werden in Zeitfenstern mit besonders hoher Interaktion zugestellt, zum Beispiel automatisierte Zahlungserinnerungen für Versorgungsrechnungen am Morgen.
• Erweiterte Zeitregeln: Diese Funktion umfasst unter anderem eine Obergrenze für die Benachrichtigungshäufigkeit, um Benachrichtigungsmüdigkeit zu vermeiden, und stellt sicher, dass Kunden während der Geschäftszeiten erreicht werden.

Antworten auf häufige Fragen zu Zahlungserinnerungen

• Q1

  Was ist besser für Zahlungserinnerungen: App-Push oder E-Mail?

  Sowohl App-Push-Benachrichtigungen als auch E-Mail haben beim Versand von Zahlungserinnerungen jeweils Vorteile. App-Push-Benachrichtigungen eignen sich hervorragend für sofortige Erinnerungen und Szenarien, in denen eine Karte abgelehnt wird. E-Mails bieten hingegen mehr Platz, um Kontext zu liefern und konkrete Lösungen vorzuschlagen. Am effektivsten ist es, App-Push-Benachrichtigungen und E-Mails in einer Abfolge zu kombinieren: Senden Sie zuerst eine freundliche Push-Benachrichtigung als Hinweis auf eine ausstehende Zahlung und danach eine ausführliche E-Mail mit mehr Kontext.
• Q2

  Wie viele Erinnerungen sollte ich senden? Welche weiteren Schritte sollte ich ergreifen?

  Sie sollten etwa 3–4 Erinnerungen innerhalb von 7–10 Tagen senden. Beginnen Sie mit freundlichen Erinnerungen und senden Sie nach 3 Tagen eine deutlichere Nachfrage. In der Regel reicht ein automatisierter Workflow zur Automatisierung von Zahlungserinnerungen aus. Wenn Sie jedoch keine Rückmeldung vom Kunden erhalten, können Sie den Workflow anpassen oder den Kunden direkt anrufen.

Fazit

Mit automatisierten Zahlungserinnerungen müssen Sie sich keine Sorgen machen, Ihre Kundenbeziehung durch zu viel Druck zu belasten oder in unangenehme Gespräche zu geraten. Wenn Sie die in diesem Artikel vorgestellten Tipps und Strategien nutzen, können Sie eine erfolgreiche Kampagne für Zahlungserinnerungen umsetzen und Ihre Kunden dazu motivieren, rechtzeitig zu zahlen.

Entscheidend ist, den Prozess so weit wie möglich zu automatisieren, um menschliche Fehler zu vermeiden und Ihr Unternehmen skalierbar auszurichten. Mit EngageLab MA erreichen Sie all das – und noch viel mehr!