快速设置WhatsApp自动回复：不再错过任何消息

齐远航

更新：2025-08-12

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错过客户的消息，甚至回复过晚，都可能会给企业带来高昂的代价。大多数客户都期望企业能够快速回应。即使企业无法立即解决问题，也应尽快对客户的请求作出回应。这正是WhatsApp自动回复功能的优势所在。

WhatsApp已成为一个强大的商业沟通平台，许多顶级工具通过它提供客户支持。我们将讨论如何在WhatsApp中设置自动回复 ，以帮助您保持快速沟通。

第一部分：什么是WhatsApp自动回复？

定义

WhatsApp自动回复是一种智能消息功能，可以自动向收到的消息发送预先配置的回复。这对于无法立即回复客户的企业来说是一个非常实用的功能。

您需要根据特定触发条件（如关键词触发或时间段触发）设置定制化内容，以便WhatsApp能够检测客户的消息并生成即时回复。这意味着即使有人在非营业时间向您发送消息，他们也会收到适当的回复。

为什么您应该设置WhatsApp自动回复功能？

学习如何在WhatsApp中设置自动回复，您可以享受以下好处：

全天候可用： WhatsApp自动回复就像一个永不疲倦的助手，即使在假期和非营业时间也能全天候提供服务。
快速确认： 自动回复确保您的客户在发送消息后立即收到确认消息。这种即时响应对于减少客户焦虑至关重要，并表明您重视提供快速可靠的服务。
减少响应时间压力： WhatsApp自动回复也是一个很好的功能，可以减轻企业在保持快速响应时间上的压力。团队可以根据客户的具体问题花时间精心准备回复，从而提高满意度。
一致的沟通： 所有的WhatsApp自动回复消息都能保持您的品牌语调，不像人工回复可能会因语气而有所不同。
成本效益高： 自动化回复常见问题可以减少客户支持团队的工作量，同时帮助您节省时间和金钱。

WhatsApp自动回复的应用场景

让我们来看一些WhatsApp自动回复的实际应用示例：

1. 简化客户支持

当客户提出技术问题或产品相关问题时，WhatsApp自动回复功能可以立即确认他们的问题并提供预计的响应时间。

此外，自动回复消息还可以包含指向常见问题页面或故障排除指南的链接。

示例

一家SaaS公司每天收到大量与登录相关的查询。WhatsApp自动回复会立即提供密码重置说明，并将更复杂的问题转交给技术支持。

2. 订单管理

在线商店可以使用WhatsApp自动回复消息系统自动回复与订单相关的查询，例如跟踪信息或交付更新。

示例

一家在线时尚零售商的自动回复系统在客户发送订单号时立即提供订单状态更新。

来源：yellow.ai

3. 潜在客户生成

销售团队可以在WhatsApp中使用自动回复来收集潜在客户信息并安排咨询。这对于确保即使在繁忙时期或非工作时间，也不会忽略任何潜在客户来说非常有用。

示例

一家房地产中介采用了WhatsApp自动回复功能，以收集潜在买家的房产偏好，并自动安排看房预约。

来源：brevo

4. 预约安排

WhatsApp自动回复对于医疗服务提供商和咨询公司等服务型企业也非常有用，他们可以使用自动回复确认预约或发送提醒。

示例

一家牙科诊所的自动回复系统确认预约信息，发送准备指引，并允许患者通过WhatsApp重新安排预约。

whatsapp-auto-reply-appointment-scheduling

来源：umso

第二部分：在WhatsApp中设置自动回复的常见方法

您可以通过以下两种常见方法在WhatsApp中设置自动回复：

方法一：WhatsApp Business App（基础版）

使用WhatsApp Business App设置自动回复是实现自动回复消息的最简单方式，无需涉及技术复杂性。此方法非常适合希望通过WhatsApp自动回复获益的小型和中型企业。

如何在WhatsApp Business App中启用离开消息？

离开消息是WhatsApp自动回复消息中创建的核心消息类型（自动回复的一种）。它们用于告知客户您当前无法通过WhatsApp Business提供服务，通常适用于非营业时间的场景。

以下是启用和设置WhatsApp Business App离开消息的具体步骤：

步骤1： 访问设置 ，打开WhatsApp Business App中的离开消息配置以设置WhatsApp自动回复消息。

步骤2： 启用“发送离开消息” 选项，以确保您能够使用企业账户的WhatsApp自动回复功能。

步骤3： 点击消息字段以撰写您的自动回复内容。通常，您应确保WhatsApp自动回复消息内容信息丰富、专业，并与您的品牌语调一致。

步骤4： 安排您的自动回复消息 ，可选择以下三种选项之一：始终发送、自定义时间表或非营业时间。

步骤5： 选择消息接收者。您可以选择“所有人”以确保对所有传入消息触发自动回复。或者，您也可以从“通讯录外的所有人”、“排除的所有人”或“仅发送”中选择，以对特定类型的消息触发自动回复。

以下图片总结了这些步骤：

WhatsApp Business App自动回复的优缺点

让我们来看看通过WhatsApp Business App使用自动回复功能的优缺点：

优点

仅需5分钟即可完成简单配置。
无需技术背景，所有操作均可通过简洁易用的界面完成。
WhatsApp Business App提供免费的自动回复功能。

缺点

WhatsApp Business的自动回复消息仅限于基于文本的回复，无法包含动态内容。
缺乏基于特定关键词或客户行为的高级触发器。
个性化选项极其有限。
没有详细的分析功能，因此无法跟踪客户互动情况。

方法二：WhatsApp Business API（高级自动化消息回复解决方案）

如果您希望在WhatsApp中实现更高级的自动回复解决方案，您应该考虑使用WhatsApp Business API（WhatsApp企业版API）。

为什么选择WhatsApp Business API实现自动回复？

选择WhatsApp Business API实现自动回复消息的主要优势包括：

提供高级个性化功能，确保客户收到个性化的自动回复。
您可以设置高级触发器，确保WhatsApp自动回复系统能够响应特定关键词。
WhatsApp Business API还可以将媒体集成到自动回复消息中，创建视觉吸引力更强的回复。
您可以将WhatsApp系统与CRM平台和不同工具连接，创建统一的业务系统。
API的自动回复功能支持同时处理数千条消息，非常适合中大型企业提供高效可靠的客户支持。

如何使用WhatsApp Business API设置自动回复？

以下是使用WhatsApp Business API设置自动回复的方法：

步骤一： 您需要与EngageLab等合适的平台合作，才能访问和使用WhatsApp Business API。这种合作对于确保遵守WhatsApp政策并获得技术支持至关重要。

步骤二： 为不同场景设计自动回复消息模板，例如欢迎新客户的消息、订单确认和促销公告。

步骤三： 配置智能触发器，根据关键词、时间、客户行为或状态设置何时发送自动回复。

步骤四： 您还需要设计并设置多步骤对话流程，引导客户完成不同阶段，例如潜在客户资格审查、产品推荐和工单创建。

步骤五： 仅仅实施WhatsApp API是不够的，您还需要定期测试和优化它。

总体而言，WhatsApp Business API需要更多时间进行配置，但它也提供了对自动回复消息更大的控制权。

第三部分：进阶方法：使用EngageLab高效设置WhatsApp自动回复

EngageLab是一个客户互动和营销自动化平台，帮助企业通过包括WhatsApp在内的不同渠道触达目标受众。如果没有像EngageLab这样用户友好的工具，设置WhatsApp Business API将会非常复杂。

因此，您应该使用EngageLab，通过WhatsApp自动回复消息来自动化您的营销和客户支持流程。

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基本要求

要在EngageLab中使用WhatsApp Business API和自动回复功能，您需要以下内容：

WhatsApp企业账户： 一个支持API集成并可实现自动回复功能的WhatsApp企业账户。
发送专用号码： 您还需要一个与企业账户关联的电话号码，用于发送自动回复消息。

如何在EngageLab中设置WhatsApp自动回复工作流？

请按照以下步骤在EngageLab中设置WhatsApp自动回复：

打开EngageLab 中的WhatsApp服务，并从连接您的企业账户开始。

您可以通过Facebook账户轻松连接您的WhatsApp企业账户。

下一步是注册您的发送专用号码。请确保您的号码处于活跃状态，以便完成验证。

一旦企业账户和号码连接完成，您可以将重点转向编写实际的消息内容。

EngageLab支持根据不同场景创建多个模板，以触发相应的自动回复。

在EngageLab中，您还可以享受许多其他功能来优化WhatsApp自动回复消息，例如消息分析和对话分析功能，可以帮助企业更好地了解客户互动情况。

第四部分：WhatsApp自动回复消息模板示例【适用于出海企业】

除了掌握上述介绍的高效设置方法，定制一个能够吸引客户注意力的自动回复消息也非常重要。您可以尝试以下技巧来优化您的WhatsApp自动回复内容：

个性化您的消息： 您的自动回复消息应体现品牌形象，同时保持个性化。建议采用对话式语言，让客户感受到真切的互动。
设定明确的期望： 自动回复中应清晰告知客户，设定合理的期望。例如，若客户在非工作时间留言，回复中应说明您将在工作时间回复。
包含有价值的信息： 许多客户的问题可以通过常见问题解答或有用链接解决。因此，自动回复应包含常见问题页面链接、工作时间以及清晰的联系信息。

WhatsApp自动回复消息模板

以下是一些您可以在不同情况下使用的WhatsApp自动回复消息模板：

1. 营业时间信息

Hi there! Thanks for reaching out to [企业名称]. We've received your message and will respond within 24 hours during our business hours (Mon-Fri, 9 AM - 6 PM). If you have some urgent issue, you can call us at [电话号码]. Have a great day!

2. 客户支持

Hello! Your support request has been received. Our technical team will get back to you within 4 hours. You can explore our FAQ [链接]. Ticket #: [自动生成的号码] Priority: Standard Thanks for your patience!

3. 订单确认

Hi [客户姓名], Your order # [订单编号] has been confirmed and will be processed within 1-2 business days. You can track your order at [链接]. Thanks.

4. 预约确认

Hi [客户姓名], Your appointment is scheduled for: [日期和时间] at [企业名称]. If you need to reschedule, reply 'RESCHEDULE '. We look forward to seeing you!

5. 非营业时间促销信息

Thanks for reaching out! We're currently closed but excited to help you tomorrow. FLASH SALE: 20% off all products until midnight! Use code: WHATSAPP20 at [网站链接].