Jonas Bergmann
Aktualisiert: 2026-03-20
Im heutigen digitalen Zeitalter ist eine Business-E-Mail nicht nur ein Instrument, um mit Ihren Kunden und Kooperationspartnern zu kommunizieren. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer professionellen Identität. Konkret spiegelt eine professionell erstellte Business-E-Mail die Marke Ihres Unternehmens wider, unterstreicht Ihre Professionalität und stärkt das Vertrauen der Empfänger. Deshalb sollten Sie wissen, wie Sie eine Business-E-Mail erstellen, und bewährte Verfahren für die korrekte Formatierung beachten – unabhängig davon, ob Sie mit Kunden, Partnern oder Kollegen korrespondieren.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Business-E-Mail einrichten, erklären, was eine Business-E-Mail ist, und welche Elemente sie besonders effektiv machen. Außerdem empfehlen wir Ihnen die besten Anbieter, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen können.
Teil 1. Was braucht eine professionelle Business-E-Mail?
Eine effiziente Business-E-Mail erstellen bedeutet mehr, als nur E-Mails über die Domain Ihres Unternehmens zu versenden. Tatsächlich umfasst eine professionelle Business-E-Mail mehrere Komponenten, die zusammen den professionellen Eindruck bestimmen. Natürlich ist die Wahl des richtigen Business-E-Mail-Anbieters eine der zuverlässigsten Möglichkeiten, um ein professionelles Ergebnis zu erzielen.
Hier sind die wichtigsten Elemente, die Sie im Blick behalten sollten:
Eine Business-E-Mail-Adresse einrichten
Wenn Sie sich fragen, was eine Business-E-Mail ist, erkennen Sie schnell, dass sie in der Regel die Domain des Unternehmens enthält. Das ist eine bewährte Vorgehensweise, weil sie die Markenidentität und Glaubwürdigkeit stärkt und Empfängern signalisiert, dass die E-Mail von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt. Verwenden Sie beispielsweise statt einer generischen Adresse eine Adresse wie brand@yourbrandname.com.
So können Sie eine Business-E-Mail-Adresse einrichten:
- Domain auswählen: Zuerst müssen Sie einen Domainnamen wählen, der Ihr Unternehmen repräsentiert – anstatt eine Adresse bei Gmail/Hotmail/Outlook zu nutzen. Wenn Sie bereits eine Website haben, ist es am besten, dieselbe Domain zu verwenden.
- Domain registrieren: Zahlreiche Anbieter zur Domainregistrierung ermöglichen es Ihnen, die ausgewählte Domain zu registrieren. Zu den beliebtesten Anbietern zählen GoDaddy und Namecheap.
- E-Mail-Hosting-Anbieter auswählen: Als Nächstes wählen Sie einen Anbieter, der einen Business-E-Mail-Dienst bereitstellt. Die gute Nachricht: Es gibt auch Anbieter, die zeigen, wie Sie eine Business-E-Mail kostenlos erstellen können. Im folgenden Abschnitt stellen wir Ihnen die Top-5-Business-E-Mail-Anbieter vor, die mit ihren Leistungen besonders überzeugen.
- E-Mails erstellen und versenden: Sobald Sie eine Domain und einen Hosting-Service haben, können Sie mit dem Versand Ihrer E-Mails beginnen. Achten Sie darauf, die bewährten Verfahren zu befolgen, damit Ihre Nachrichten professionell wirken.
Korrektes Schreiben und Formatieren
Ein weiteres entscheidendes Element einer Business-E-Mail sind Struktur und Ton. Wenn Sie online recherchieren, finden Sie zahlreiche Vorlagen, mit denen Sie den Aufbau Ihrer E-Mail überprüfen können. Zur Orientierung folgt eine Übersicht über das grundlegende Format einer professionellen Business-E-Mail:
- Betreffzeile: Sie sollte klar und prägnant sein und kurz zusammenfassen, worum es geht.
- Anrede: Eine höfliche Begrüßung ist wichtig, um einen professionellen Ton zu setzen. Beispiele sind „Sehr geehrte Frau/Herr [Name des Empfängers]“ oder „Hallo [Name des Empfängers]“.
- Text: Dieser Abschnitt enthält den Hauptinhalt Ihrer E-Mail. Achten Sie darauf, ihn in kurze, zusammenhängende Absätze zu gliedern, die klar vermitteln, was Sie mitteilen möchten.
- Grußformel: Fügen Sie eine höfliche Grußformel hinzu, zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“.
- Kontaktinformationen: Statt nur mit Ihrem vollständigen Namen zu unterschreiben, sollten Sie alle relevanten Kontaktdaten angeben – etwa die Firmenadresse und die Telefonnummer.
Firmenlogo und Branding
Branding ist entscheidend für die Wiedererkennung der Marke. Durch die Integration Ihres Firmenlogos und weiterer Branding-Elemente in Ihre E-Mails steigern Sie die Professionalität und sorgen für eine einheitliche Markenkommunikation. Wenn Sie eine Marketingkampagne gestalten, kann das Logo zum Beispiel oben platziert werden. In einer Kooperations-E-Mail sollten Sie das Logo Ihrer Marke hingegen unter der Signatur platzieren. Das verleiht Ihrer Nachricht zusätzliche Glaubwürdigkeit.
- Logo gestalten: Zunächst benötigen Sie ein professionelles Logo. Falls Sie noch keines haben, können Sie einen Grafikdesigner beauftragen oder ein Grafikdesigntool nutzen, um eines zu erstellen.
- E-Mail-Signatur erstellen: Wenn Sie eine Business-E-Mail erstellen, können Sie eine individuelle Signatur anlegen, die Ihren Namen, Ihre Position, den Firmennamen, Ihre Kontaktdaten und das Logo enthält.
Zusätzliche Elemente
Neben den bereits genannten Punkten gibt es einige weitere Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie eine Business-E-Mail erstellen. Die wichtigsten sind die folgenden:
- Professionelle Sprache: Verwenden Sie eine klare, knappe und höfliche Sprache. Vermeiden Sie Jargon und Umgangssprache.
- Korrekturlesen: Prüfen Sie vor dem Versand auf Rechtschreibung und Grammatik, um Professionalität zu wahren. Es gibt zahlreiche Online-Erweiterungen zur Rechtschreibprüfung, mit denen Sie Rechtschreibfehler zuverlässig erkennen können.
- Anhänge: Wenn Sie Anhänge versenden müssen, stellen Sie sicher, dass sie relevant, eindeutig benannt und virenfrei sind.
Teil 2: Top-5-Anbieter für Business-E-Mail
Derzeit gibt es zahlreiche Business-E-Mail-Anbieter, aus denen Sie wählen können, wenn Sie eine Business-E-Mail erstellen möchten. Die richtige Wahl ist entscheidend, um eine zuverlässige und professionelle Kommunikation zu gewährleisten. In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen die fünf besten Business-E-Mail-Anbieter vor, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen.
#1 Google Workspace
Google Workspace ist eine hervorragende Lösung für Unternehmen, die mehrere Produktivitätstools in einer Lösung suchen. Es bietet robustes E-Mail-Hosting, das sich nahtlos mit anderen Google-Tools wie Google Docs, Google Tabellen (Sheets) und Drive integrieren lässt.
Die wichtigsten Funktionen von Google Workspace sind:
- Individuelle und sichere Business-E-Mail im Format: user@yourcompany.com.
- Von 30 GB bis zu unbegrenztem Speicherplatz pro Nutzer.
- Integration mit Google-Apps wie Drive, Meet, Chat, Kalender und mehr.
- KI-Unterstützung mit Gemini.
#2 Microsoft 365
Microsoft 365 bietet eine umfassende E-Mail-Lösung, die sich nahtlos in die übrigen Microsoft-Office-Apps sowie in OneDrive integriert.
Die wichtigsten Funktionen von Microsoft 365 sind:
- E-Mail mit eigener Domain.
- 50 GB Postfachspeicher und 1 TB OneDrive-Speicher.
- Integration mit Office-Apps wie Word, Excel und PowerPoint.
#3 EngageLab
EngageLab ist ein relativ neuer Business-E-Mail-Service, der sich durch seine benutzerfreundliche Oberfläche, integrierte Vorlagen sowie Analyse- und Berichtsfunktionen auszeichnet. Das Beste daran: Sie können das Tool für Ihre gesamte Kommunikation nutzen, darunter E-Mail, SMS und Push-Benachrichtigungen – und so Ihre Business-E-Mail zentral steuern.
Kostenlos loslegenDie wichtigsten Funktionen von EngageLab sind:
- Business-E-Mail-Registrierung einfach einrichten
- Integrierte E-Mail-Vorlagen für die schnelle E-Mail-Gestaltung
- Ausgereifte Verhaltensanalysen und mehrdimensionale Statistiken
- Hohes Sicherheitsniveau – mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und vollständiger SSL-Verschlüsselung.
#4 Zoho Mail
Zoho Mail ist eine weitere beliebte E-Mail-Lösung mit Fokus auf Datenschutz und Sicherheit. Außerdem ist Zoho Mail eine kosteneffiziente Option, die Ihr Budget schont.
Die wichtigsten Funktionen von Zoho Mail sind:
- Native Mobile-App verfügbar
- Integration mit der Zoho-App-Suite
- Individuelle Domain-E-Mail-Adressen im Format user@yourcompany.com
- Erweiterte Sicherheitsfunktionen mit Verschlüsselung sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung sowie S/MIME-Nachrichtenverschlüsselung
#5 Proton Mail
Proton Mail ist ein sehr guter Anbieter für alle Unternehmen, die verschlüsselte E-Mail-Dienste benötigen und großen Wert auf Datenschutz legen. Mit diesem Tool können Sie auch kostenlos eine Business-E-Mail erstellen, da Sie Ihr Konto kostenlos anlegen können.
Die wichtigsten Funktionen von Proton Mail sind:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Zero-Access-Verschlüsselung
- Blockiert Online-Tracker
- Werbefreie Lösung
- Open Source und datenschutzorientiert
Teil 3: Schritt für Schritt: Business-E-Mail in EngageLab erstellen
Sobald Sie sich bei einem zuverlässigen Business-E-Mail-Service registriert haben, ist es an der Zeit, Ihre Business-E-Mail-Adresse einzurichten. In diesem Teil zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Business-E-Mail erstellen – am Beispiel von EngageLab, einem der Anbieter, der Ihnen umfassende Funktionen bietet.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie in EngageLab E-Mails erstellen und versenden:
Schritt 1: Bei EngageLab registrieren
Besuchen Sie die offizielle Website von EngageLab und registrieren Sie sich. Die Registrierung ist kostenlos; danach können Sie auf Ihre Konsole zugreifen.
Schritt 2: Konsole erkunden
Navigieren Sie in Ihrer Konsole. Wenn Sie EngageLab bereits nutzen, finden Sie dort verschiedene Auswertungen basierend auf Ihrer bisherigen Kommunikation. Klicken Sie auf „E-Mail“, um Ihre neue E-Mail zu erstellen.
Schritt 3: Vorlage auswählen
Suchen Sie in der Seitenleiste den Bereich „Versandbezogenes“ und klicken Sie auf „E-Mail-Vorlage“.
Klicken Sie auf „Neue Vorlage“. Wählen Sie im Bereich „Vorlagentyp“ den „Visuellen Editor“ aus.
Tragen Sie alle Informationen in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie auf „Erstellen und weiter“.
Wählen Sie Ihre Vorlage aus. Es sind sowohl Basis- als auch Themenvorlagen kostenlos verfügbar.
Füllen Sie die Vorlage aus und achten Sie dabei auf einen professionellen Ton. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie oben rechts auf „Speichern“. Ihre neue Vorlage wird zur Vorlagenliste hinzugefügt.
Schritt 4: E-Mail-Auswertungen ansehen
Sobald Sie Ihre E-Mails versendet haben, können Sie auch sehen, wie sie abschneiden. Gehen Sie in der Seitenleiste zum Abschnitt „Statistiken“ und klicken Sie auf „Datencenter“.
Fazit
Jetzt wissen Sie, was eine Business-E-Mail ist und wie Sie sie einrichten. Wenn Sie bewährte Vorgehensweisen bei der E-Mail-Konfiguration, beim Texten und beim Branding befolgen, stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails Professionalität und Vertrauen vermitteln. Mit EngageLab erfahren Sie in wenigen einfachen Schritten, wie Sie eine Business-E-Mail erstellen. Erstellen Sie Ihr kostenloses Konto, um Zugriff auf dieses benutzerfreundliche Tool zu erhalten, das Ihre Geschäftsabläufe erleichtert.
