Guía paso a paso para escribir un correo de confirmación | Consejos y claves

Los correos de confirmación son esenciales en cualquier campaña de marketing y en el embudo de ventas, ya que establecen un vínculo directo entre la empresa y sus clientes. Aunque a primera vista pueda parecer que solo sirven para verificar una acción, en realidad son mucho más importantes para aumentar la interacción con el cliente y generar confianza.

Hoy en día, la mayoría de las personas espera recibir un correo de confirmación cada vez que realiza una acción, como efectuar un pago, para disponer de un documento oficial que acredite la operación realizada.

Aquí descubrirás por qué son importantes los correos de confirmación y cómo redactarlos correctamente.

Parte 1: Todo sobre el correo de confirmación

Antes de ver los diferentes ejemplos de correos de confirmación, es importante saber exactamente qué es un correo de confirmación.

¿Qué son los correos de confirmación?

Un correo de confirmación ideal incluye toda la información y los puntos clave acordados entre el remitente y el destinatario. Horarios, precios y ubicación son algunos de los detalles más relevantes que suelen aparecer en la mayoría de los correos de confirmación.

¿Por qué usar correos de confirmación?

Los correos de confirmación son una excelente forma de dejar constancia por escrito de los términos acordados y de aportar tranquilidad a todas las partes implicadas. Por ejemplo, si has acordado acudir a una entrevista, deberías enviar un correo de confirmación. Del mismo modo, la empresa debe confirmar la fecha, el lugar y la hora de la entrevista.

A continuación, te mostramos otros motivos clave por los que deberías utilizar correos de confirmación:

• Los correos de confirmación aportan tranquilidad tanto al remitente como al destinatario.
• Ayudan a minimizar errores, ya que aseguran que todas las partes implicadas disponen de la información completa, como los datos del pedido.
• Al enviar correos de confirmación, las marcas pueden aumentar la interacción con sus clientes y ganarse su confianza.
• Los correos de confirmación automatizados con una herramienta fiable como EngageLab tienen una alta tasa de apertura, por lo que también son una vía para promocionar el negocio.
• Los correos de confirmación de pago son una forma eficaz de mantener un registro completo y preciso de las transacciones.

Usos de los correos de confirmación

Los correos de confirmación se emplean en muchas situaciones diferentes, como por ejemplo:

• Correos de confirmación de pedido que incluyen todos los detalles sobre un producto, como su ID único, nombre, cantidad, precio y fecha de entrega. También sirven como recibos de pedido.
• Correos de confirmación de registro, muy habituales, en los que los destinatarios reciben información sobre un evento próximo o sobre la plataforma en la que se han registrado.
• Correos de confirmación de reserva, similares a los de registro, que indican que una reserva ha sido confirmada.
• Correos de confirmación de suscripción, uno de los tipos más antiguos y aún de los más utilizados. Estos mensajes generan expectación entre los destinatarios y ayudan a establecer una buena relación con una bienvenida cordial.

Parte 2: Ejemplos de correos de confirmación

Como hemos visto en el apartado anterior, los correos de confirmación pueden utilizarse en multitud de situaciones. Por ello, existe una gran variedad de correos de confirmación según su contexto y finalidad.

A continuación, encontrarás los 7 ejemplos principales de correos de confirmación. Puedes copiarlos y adaptarlos fácilmente a tus necesidades:

1. Correo de confirmación de pedido

A continuación, se muestra un ejemplo de correo electrónico de confirmación de pedido recibido tras realizar una compra en una tienda online:

2. Confirmar la recepción del correo electrónico

3. Confirmación de reserva o cita

El siguiente es un ejemplo de correo de confirmación de reserva por parte de un cine.

4. Confirmación de entrevista/reunión

5. Correo electrónico de confirmación de pago

6. Confirmación de registro

El siguiente correo electrónico es un ejemplo de confirmación de registro en un evento:

Parte 3: Cómo redactar un correo de confirmación

Ahora que conoces los aspectos básicos de los correos de confirmación y has visto algunos ejemplos, vamos a repasar los pasos para escribir un email de confirmación atractivo y eficaz.

Paso 1 - Escribir un asunto claro

Los correos de confirmación deben ser rápidos y fáciles de leer. El asunto es clave para mejorar la legibilidad del correo, ya que transmite de inmediato el propósito del mensaje al destinatario.

Por ello, el primer paso para redactar un correo de confirmación es escribir un asunto claro, específico y conciso. Algunos ejemplos de asuntos específicos para emails de confirmación son:

A continuación tienes algunos ejemplos de asuntos bien elaborados:

Paso 2 - Añadir un saludo personalizado

Atrás quedaron los días en los que las empresas enviaban correos genéricos con saludos como «Hola a todos». Actualmente, las personas destinatarias esperan saludos personalizados y, gracias a la automatización, es muy sencillo para las marcas cumplir con estas expectativas.

Paso 3 - Escribir un cuerpo de correo conciso

A diferencia de los correos de marketing, la mayoría de los correos de confirmación deben ser breves, directos y específicos. Por tanto, es recomendable comenzar el cuerpo del mensaje informando de inmediato a la persona destinataria sobre la acción que motiva el correo.

Por ejemplo, si estás confirmando la recepción de un pedido, puedes empezar diciendo: «Gracias por realizar tu pedido». Así, el propósito del correo de confirmación se cumple de inmediato. El usuario sabe que su acción ha sido registrada.

También puedes incluir otros datos relevantes sobre la solicitud de la persona destinataria y sobre la confirmación, como el número de pedido, el plazo estimado de entrega, el precio, la cantidad y los detalles del envío.

De este modo, los correos de confirmación también pueden servir como correos transaccionales para fines de registro.

Aquí tienes un ejemplo de cuerpo de correo breve para confirmar una entrega.

Paso 4 - Incluir tus datos de contacto

Antes de finalizar un correo de confirmación, es fundamental añadir tus datos de contacto e invitar a la persona destinataria a ponerse en contacto si tiene alguna consulta o duda. También puedes incluir una llamada a la acción si esperas que la persona destinataria realice algún paso adicional.

Incluir esta información es clave para generar confianza en tus clientes y garantizar que disponen de una vía oficial y clara para contactar contigo si necesitan ayuda adicional.

A continuación, puedes ver un ejemplo de cómo una empresa añade sus datos al final de un correo de confirmación:

Paso 5 - Cerrar el correo con una despedida positiva

Finaliza el correo con una despedida positiva, como por ejemplo: «Gracias por confiar en [nombre de la empresa]». Esto contribuye a reforzar la imagen de marca y genera una sensación positiva en las personas destinatarias. Una vez que hayas redactado por completo el correo de confirmación, revisa el texto para asegurarte de que todos los datos sean correctos y la información esté bien transmitida.

A continuación, tienes un ejemplo de cómo cerrar educadamente un correo de confirmación de reserva:

Parte 4: Cómo crear y enviar correos de confirmación fácilmente

Aunque los pasos anteriores para redactar correos de confirmación de forma manual y sin herramientas de automatización pueden ser muy útiles, también conviene conocer una manera rápida de completar este proceso.

EngageLab es un software de gestión de correos electrónicos y fidelización de clientes. Dispone de una extensa colección de plantillas gratuitas de correos de confirmación que puedes editar según tus necesidades. Así podrás cubrir todas tus necesidades de correo de confirmación de manera sencilla y profesional.

Así puedes acceder a la extensa biblioteca de plantillas de correo electrónico de EngageLab:

• Paso 1

  Accede a EngageLab e inicia sesión en tu cuenta. Si aún no tienes una, puedes registrarte fácilmente en la plataforma y comenzar tu prueba gratuita.
Empezar gratis

• Paso 2

  EngageLab es una plataforma integral de interacción con clientes que gestiona diferentes canales de comunicación. Si quieres trabajar con emails de confirmación, selecciona la opción Email en el menú principal.


• Paso 3

  Puedes crear nuevas plantillas o acceder a la biblioteca de emails de confirmación gratuitos haciendo clic en "Enviar relacionados", entrando en la sección Plantilla y eligiendo la opción Crear plantilla.


• Paso 4

  Selecciona el editor de arrastrar y soltar (Drag-and-Drop) para crear tu propia plantilla.


• Paso 5

  Rellena los cuatro campos requeridos para crear tu plantilla de email de confirmación.


• Paso 6

  También puedes acceder a la amplia biblioteca de plantillas gratuitas de EngageLab para definir el estilo, el tono y la orientación de tus emails de confirmación.

Una vez que hayas seleccionado el formato y la plantilla de email de confirmación adecuados, configurar correos automáticos resulta sencillo. Además, permite lograr una alta velocidad y tasas de entrega.

Parte 5: Qué ofrece EngageLab Email

Consejos y trucos para redactar emails de confirmación

Ahora que ya conoces los pasos clave para redactar emails de confirmación, repasemos algunos consejos y consideraciones importantes que conviene tener en cuenta durante este proceso:

• Tener siempre un objetivo claro en mente para garantizar redactar contenido relevante y cumplir con las expectativas del usuario.
• Utilizar una plantilla de correo de confirmación adecuada según tu propósito.
• Escribir mensajes breves y concretos, empleando el tono y el lenguaje apropiados.
• Buscar el equilibrio entre un tono cercano y profesional.
• Mantener la coherencia en los correos de confirmación con una paleta de colores, logotipo y estilo acorde con tu marca.
• Añadir detalles personalizados en tus correos de confirmación para que el destinatario se sienta reconocido y alineados con la voz de tu marca.
• Utilizar herramientas de automatización de correo electrónico como EngageLab para garantizar que tus mensajes lleguen al destinatario adecuado en el momento oportuno.

Conclusión

Los correos de confirmación son, sin duda, una parte fundamental del email marketing y del funcionamiento general de cualquier organización. Son una forma de tranquilizar a tus clientes y potenciales clientes sobre acciones como registrarse en tu sitio web.

Es comprensible que gestionar manualmente los correos de confirmación y las confirmaciones de recepción pueda resultar complicado. La buena noticia es que plataformas modernas como EngageLab te permiten automatizar este proceso, para que puedas centrarte en otras actividades fundamentales de tu negocio. Prueba EngageLab para gestionar correos de confirmación de manera rápida, eficaz y exitosa.