คู่มือทีละขั้นตอนในการเขียนอีเมลยืนยัน | เทคนิคและข้อควรพิจารณา

อีเมลยืนยันเป็นองค์ประกอบสำคัญของทุกแคมเปญการตลาดและกระบวนการขาย เพราะเป็นช่องทางสื่อสารโดยตรงระหว่างบริษัทกับลูกค้า หลายคนอาจมองว่าอีเมลยืนยันเป็นแค่การแจ้งเตือนการดำเนินการ แต่จริง ๆ แล้ว อีเมลยืนยันมีบทบาทมากกว่านั้น เพราะช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของลูกค้าและสร้างความเชื่อมั่น

ปัจจุบันผู้ใช้ส่วนใหญ่คาดหวังว่าจะได้รับอีเมลยืนยันทุกครั้งที่มีการดำเนินการ เช่น การชำระเงิน เพื่อรับเอกสารยืนยันอย่างเป็นทางการว่าการชำระเงินเสร็จสมบูรณ์แล้ว

ที่นี่ คุณจะได้เรียนรู้ถึงความสำคัญของอีเมลยืนยันและวิธีเขียนอีเมลประเภทนี้

ทุกเรื่องเกี่ยวกับอีเมลยืนยัน

ก่อนที่เราจะไปดูตัวอย่างอีเมลยืนยันประเภทต่าง ๆ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจก่อนว่าอีเมลยืนยันคืออะไร

อีเมลยืนยันคืออะไร?

อีเมลยืนยันที่ดีควรมีข้อมูลสำคัญที่ผู้ส่งและผู้รับตกลงกันไว้ เช่น เวลา ราคา และสถานที่ ซึ่งเป็นรายละเอียดหลักที่ควรระบุไว้ในอีเมลยืนยันเกือบทุกฉบับ

ทำไมต้องใช้อีเมลยืนยัน?

อีเมลยืนยันเป็นวิธีที่ดีในการบันทึกข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรและสร้างความมั่นใจให้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น หากคุณตกลงจะไปสัมภาษณ์งาน ควรส่งอีเมลยืนยัน และบริษัทก็ควรตอบกลับเพื่อยืนยันวัน เวลา และสถานที่สัมภาษณ์เช่นกัน

เหตุผลสำคัญอื่น ๆ ที่ควรใช้อีเมลยืนยัน มีดังนี้:

• อีเมลยืนยันช่วยให้ทั้งผู้ส่งและผู้รับสบายใจมากขึ้น
• ลดความผิดพลาดด้วยการให้รายละเอียดครบถ้วนกับทุกฝ่าย เช่น ข้อมูลการสั่งซื้อ
• การส่งใบเสร็จยืนยันช่วยให้แบรนด์มีปฏิสัมพันธ์กับลูกค้ามากขึ้นและสร้างความไว้วางใจ
• อีเมลยืนยันที่ส่งแบบอัตโนมัติด้วยเครื่องมือที่เชื่อถือได้ เช่น EngageLab มักมีอัตราการเปิดอ่านสูง จึงเป็นอีกหนึ่งช่องทางการตลาดที่ดี
• อีเมลยืนยันการชำระเงินช่วยบันทึกธุรกรรมได้อย่างครบถ้วนและถูกต้อง

การใช้งานอีเมลยืนยัน

อีเมลยืนยันถูกนำไปใช้ในหลายสถานการณ์ เช่น:

• อีเมลยืนยันการสั่งซื้อ ที่มีรายละเอียดครบถ้วนเกี่ยวกับสินค้า เช่น รหัสสินค้า ชื่อสินค้า จำนวน ราคา และวันที่จัดส่ง และยังเป็นใบเสร็จยืนยันการสั่งซื้อด้วย
• อีเมลยืนยันการลงทะเบียน ซึ่งพบได้บ่อย โดยผู้รับจะได้รับรายละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมหรือแพลตฟอร์มที่ลงทะเบียนไว้
• อีเมลยืนยันการจอง มีลักษณะคล้ายกับอีเมลยืนยันการลงทะเบียน โดยแจ้งว่าการจองได้รับการยืนยันแล้ว
• อีเมลยืนยันการสมัครสมาชิก เป็นหนึ่งในประเภทอีเมลยืนยันที่ใช้กันมานานและยังคงได้รับความนิยม ช่วยสร้างความประทับใจและความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าตั้งแต่แรก

ตัวอย่างอีเมลยืนยัน

อย่างที่กล่าวไปก่อนหน้านี้ อีเมลยืนยันสามารถนำไปใช้ได้ในหลายสถานการณ์ จึงมีรูปแบบอีเมลยืนยันที่หลากหลายตามบริบทและวัตถุประสงค์

ต่อไปนี้คือตัวอย่างอีเมลยืนยันยอดนิยม 7 แบบ ที่คุณสามารถคัดลอกและปรับใช้ได้ง่าย ๆ ตามความต้องการของคุณ:

1. อีเมลยืนยันการสั่งซื้อ

ตัวอย่างต่อไปนี้คืออีเมลยืนยันการสั่งซื้อที่ลูกค้าจะได้รับหลังจากทำรายการสั่งซื้อกับร้านค้าออนไลน์:

2. อีเมลยืนยันการได้รับข้อความ

3. ยืนยันการจอง/นัดหมาย

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นตัวอย่างอีเมลยืนยันการจองตั๋วโดยโรงภาพยนตร์

4. การยืนยันการสัมภาษณ์/ประชุม

5. อีเมลยืนยันการชำระเงิน

6. อีเมลยืนยันการลงทะเบียน

ตัวอย่างอีเมลด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของอีเมลยืนยันการลงทะเบียนเข้าร่วมงาน:

วิธีเขียนอีเมลยืนยัน

ตอนนี้คุณได้รู้จักกับพื้นฐานของอีเมลยืนยันและได้เห็นตัวอย่างแล้ว ต่อไปเรามาดูขั้นตอนสำคัญในการเขียนอีเมลยืนยันที่น่าสนใจและมีประสิทธิภาพกันค่ะ

ขั้นตอนที่ 1 - เขียนหัวข้ออีเมลให้ชัดเจน

อีเมลยืนยันควรอ่านง่ายและเข้าใจรวดเร็ว หัวข้ออีเมลมีบทบาทสำคัญในการเพิ่มความน่าอ่าน และช่วยให้ผู้รับเข้าใจจุดประสงค์ของอีเมลได้ทันที

ดังนั้น ขั้นตอนแรกของการเขียนอีเมลยืนยัน คือ การเขียนหัวข้ออีเมลที่ชัดเจน เจาะจง และกระชับ ตัวอย่างหัวข้อที่เหมาะกับอีเมลยืนยัน เช่น:

ตัวอย่างหัวข้ออีเมลที่เขียนได้ดีมีดังนี้:

ขั้นตอนที่ 2 - เพิ่มคำทักทายแบบเฉพาะบุคคล

ยุคที่บริษัทส่งอีเมลแบบเหมารวมด้วยคำทักทายอย่าง “สวัสดีทุกท่าน” ได้หมดไปแล้ว ปัจจุบันผู้รับคาดหวังคำทักทายที่เป็นส่วนตัว และแบรนด์ก็สามารถตอบโจทย์นี้ได้ง่ายขึ้นด้วยระบบอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3 - เขียนเนื้อหาอีเมลให้กระชับ

ต่างจากอีเมลการตลาด อีเมลยืนยันส่วนใหญ่ควรสั้น กระชับ และตรงประเด็น ดังนั้นควรเริ่มต้นเนื้อหาอีเมลด้วยการแจ้งให้ผู้รับทราบถึงการดำเนินการที่เป็นหัวข้อหลักของอีเมลทันที

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการยืนยันว่าคุณได้รับคำสั่งซื้อแล้ว คุณสามารถเริ่มต้นด้วยข้อความว่า “ขอบคุณที่สั่งซื้อสินค้า” วิธีนี้จะทำให้จุดประสงค์ของอีเมลยืนยันบรรลุผลทันที และผู้ใช้จะได้รับแจ้งว่าการดำเนินการของเขาได้รับการยืนยันแล้ว

คุณยังสามารถใส่รายละเอียดสำคัญอื่น ๆ เกี่ยวกับคำขอของผู้รับและการยืนยันของคุณในเนื้อหาอีเมล เช่น หมายเลขคำสั่งซื้อ เวลาจัดส่งโดยประมาณ ราคา จำนวน และรายละเอียดการจัดส่ง

ด้วยวิธีนี้ อีเมลยืนยันยังสามารถทำหน้าที่เป็นอีเมลธุรกรรมสำหรับบันทึกข้อมูลได้อีกด้วย

ตัวอย่างเนื้อหาอีเมลยืนยันการจัดส่งแบบสั้นมีดังนี้

ขั้นตอนที่ 4 - ใส่ข้อมูลติดต่อของคุณ

ก่อนจะจบอีเมลยืนยัน ควรใส่ข้อมูลติดต่อของคุณ และแจ้งให้ผู้รับทราบว่าสามารถติดต่อคุณได้หากมีคำถามหรือข้อสงสัยใด ๆ คุณยังสามารถใส่ call-to-action ได้หากต้องการให้ผู้รับดำเนินการเพิ่มเติม

การใส่ข้อมูลนี้เป็นสิ่งสำคัญเพื่อสร้างความเชื่อมั่นกับลูกค้า และทำให้มั่นใจว่าผู้รับมีช่องทางติดต่อที่เป็นทางการและชัดเจนหากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม

ตัวอย่างต่อไปนี้แสดงให้เห็นว่าบริษัทสามารถใส่ข้อมูลติดต่อไว้ท้ายอีเมลยืนยันได้อย่างไร:

ขั้นตอนที่ 5 - ปิดท้ายอีเมลด้วยการลงชื่อที่ให้ความรู้สึกเชิงบวก

ควรจบอีเมลด้วยข้อความที่ให้ความรู้สึกดี เช่น ‘ขอบคุณที่เลือกใช้บริการของ [ชื่อบริษัท]’ เพื่อเสริมสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัทและสร้างความประทับใจแก่ผู้รับ หลังจากเขียนอีเมลยืนยันเสร็จแล้ว อย่าลืมตรวจสอบเนื้อหาอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้องและสื่อสารได้ชัดเจน

ตัวอย่างการปิดท้ายอีเมลยืนยันการจองอย่างสุภาพ:

วิธีใช้เครื่องมือช่วยสร้างและส่งอีเมลยืนยัน

แม้ว่าขั้นตอนข้างต้นสำหรับการเขียนอีเมลยืนยันด้วยตนเองโดยไม่ใช้เครื่องมืออัตโนมัติจะมีประโยชน์มาก แต่คุณก็ควรทราบวิธีที่รวดเร็วในการดำเนินการนี้ให้เสร็จสมบูรณ์เช่นกัน

EngageLab คือซอฟต์แวร์บริหารจัดการอีเมลและสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า ที่มีเทมเพลตอีเมลยืนยันให้เลือกใช้ฟรีมากมาย คุณสามารถแก้ไขและนำไปใช้ตอบโจทย์ความต้องการด้านอีเมลยืนยันของคุณได้ทันที

วิธีเข้าถึงคลังเทมเพลตอีเมลขนาดใหญ่ของ EngageLab มีดังนี้:

• ขั้นตอนที่ 1

  เปิด EngageLab แล้วเข้าสู่ระบบ บัญชีของคุณ หากยังไม่มีบัญชี สามารถลงทะเบียนบนแพลตฟอร์มได้ง่าย ๆ และเริ่มทดลองใช้ฟรีทันที
เริ่มใช้ฟรี

• ขั้นตอนที่ 2

  เนื่องจาก EngageLab เป็นแพลตฟอร์มศูนย์กลางสำหรับการสื่อสารกับลูกค้า คุณสามารถจัดการช่องทางต่าง ๆ ได้หลากหลาย เมื่อต้องการจัดการอีเมลยืนยัน ให้เลือก อีเมล จากเมนูหลัก


• ขั้นตอนที่ 3

  คุณสามารถเลือก สร้างเทมเพลตใหม่ หรือเข้าถึงคลังเทมเพลตอีเมลยืนยันฟรี ได้โดยคลิกที่ Send Related จากนั้นไปที่ เทมเพลต และเลือก สร้างเทมเพลต


• ขั้นตอนที่ 4

  เลือกใช้ Drag-and-Drop editor เพื่อสร้างเทมเพลตของคุณเอง


• ขั้นตอนที่ 5

  กรอกข้อมูลทั้งสี่ช่องเพื่อสร้างเทมเพลตอีเมลยืนยันของคุณ


• ขั้นตอนที่ 6

  หรือคุณสามารถเข้าถึงคลังเทมเพลตฟรีมากมายของ EngageLab เพื่อพัฒนาอีเมลยืนยันที่มีสไตล์ โทน และรูปแบบที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ

เมื่อคุณเลือกฟอร์แมตและเทมเพลตอีเมลยืนยันที่เหมาะสมแล้ว การตั้งค่าอีเมลอัตโนมัติที่รวดเร็วและมีอัตราการส่งถึงกล่องจดหมายสูง ก็จะทำได้ง่ายมาก

EngageLab Email มีอะไรให้คุณบ้าง

เคล็ดลับและเทคนิคการเขียนอีเมลยืนยัน

เมื่อคุณเข้าใจขั้นตอนสำคัญในการเขียนอีเมลยืนยันแล้ว ต่อไปนี้คือข้อควรพิจารณาและคำแนะนำเพิ่มเติมที่ควรนำไปใช้:

• ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจนเสมอ เพื่อให้สามารถเขียนเนื้อหาที่ตรงประเด็นและตอบโจทย์ความคาดหวังของผู้ใช้
• เลือกใช้เทมเพลตอีเมลยืนยันที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของคุณ
• เขียนเนื้อหาให้สั้น กระชับ และใช้ภาษาที่เหมาะสม
• รักษาสมดุลระหว่างความเป็นมิตรและความเป็นมืออาชีพ
• อีเมลยืนยันเป็นโอกาสสำคัญในการสร้างแบรนด์ ควรออกแบบให้สอดคล้องกันทั้งโทนสี โลโก้ และสไตล์
• เพิ่มความเป็นส่วนตัวในอีเมลยืนยัน เพื่อให้สอดคล้องกับเสียงของแบรนด์และทำให้ผู้รับรู้สึกถึงการใส่ใจ
• ใช้เครื่องมืออัตโนมัติอย่าง EngageLab เพื่อให้อีเมลของคุณส่งถึงผู้รับที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม

อ่านเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้อง

EngageLab เป็นแพลตฟอร์มส่งอีเมลที่ปลอดภัย มีประสิทธิภาพ และเสถียร ช่วยให้บริษัทต่าง ๆ ปรับปรุงกลยุทธ์การตลาดผ่านอีเมลและเพิ่มอัตราการเปลี่ยนผู้ติดตามเป็นลูกค้าด้วยการสร้างความผูกพันกับแบรนด์

บทสรุป

อีเมลยืนยันเป็นส่วนสำคัญของการตลาดผ่านอีเมลและการดำเนินงานของทุกองค์กร ช่วยสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าและผู้ที่มีโอกาสเป็นลูกค้าเกี่ยวกับการดำเนินการต่าง ๆ เช่น การสมัครสมาชิกเว็บไซต์ของคุณ

แม้การจัดการอีเมลยืนยันและการยืนยันแบบแมนนวลอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่ข่าวดีก็คือแพลตฟอร์มสมัยใหม่อย่าง EngageLab ช่วยให้คุณทำงานเหล่านี้ได้แบบอัตโนมัติ คุณจึงมีเวลาโฟกัสกับงานหลักของธุรกิจมากขึ้น ลองใช้ EngageLab เพื่อจัดการอีเมลยืนยันอย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และได้ผลลัพธ์ที่ดี