ไม่พลาดทุกข้อความอีกต่อไป: คู่มือการตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp

การพลาดข้อความจากลูกค้าหรือแม้แต่การตอบกลับช้าเกินไป อาจทำให้ธุรกิจต้องเสียโอกาส เพราะลูกค้าส่วนใหญ่คาดหวังการตอบกลับที่รวดเร็วจากบริษัท แม้ว่าธุรกิจจะยังไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ทันที แต่ก็ควรแสดงการรับทราบคำขอของลูกค้าโดยเร็วที่สุด ซึ่งนี่คือจุดที่ฟีเจอร์การตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp เข้ามาช่วย

WhatsApp ได้กลายเป็นแพลตฟอร์มสื่อสารทางธุรกิจที่ทรงพลัง โดยมีเครื่องมือหลากหลายสำหรับดูแลลูกค้าผ่านช่องทางนี้ ในบทความนี้เราจะพูดถึง วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp เพื่อช่วยให้คุณสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างรวดเร็วตลอดเวลา

Part 1: การตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp คืออะไร?

คุณต้องตั้งค่าข้อความตอบกลับให้เหมาะสมกับแต่ละเงื่อนไขหรือทริกเกอร์ เพื่อให้ WhatsApp ตรวจจับข้อความของลูกค้าและสร้างการตอบกลับทันที หมายความว่า แม้ลูกค้าจะส่งข้อความมานอกเวลาทำการ พวกเขาก็จะได้รับข้อความตอบกลับที่เหมาะสม

ทำไมคุณควรตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp?

คุณควรเรียนรู้วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp เพื่อรับประโยชน์เหล่านี้:

กรณีตัวอย่างการใช้การตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp

มาดูตัวอย่างจริงของการใช้การตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp กัน:

1. เพิ่มประสิทธิภาพการบริการลูกค้า

เมื่อลูกค้าติดต่อเข้ามาด้วยปัญหาทางเทคนิคหรือสอบถามเกี่ยวกับสินค้า ระบบตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp จะช่วยรับทราบปัญหาทันทีและแจ้งเวลาตอบกลับโดยประมาณ นอกจากนี้ยังสามารถแนบลิงก์ไปยังหน้าคำถามที่พบบ่อยหรือคู่มือแก้ปัญหาได้ด้วย

2. การจัดการคำสั่งซื้อ

ร้านค้าออนไลน์สามารถใช้ระบบตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp เพื่อตอบกลับคำถามเกี่ยวกับคำสั่งซื้อ เช่น ข้อมูลการติดตามพัสดุ หรืออัปเดตสถานะการจัดส่งโดยอัตโนมัติ

ที่มา: yellow.ai

3. การสร้างโอกาสทางการขาย (Lead Generation)

ทีมขายสามารถใช้การตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp เพื่อรวบรวมข้อมูลลูกค้าใหม่และนัดหมายการให้คำปรึกษา ช่วยให้ไม่พลาดโอกาสในการติดต่อแม้ในช่วงเวลาที่งานยุ่งหรืออยู่นอกเวลาทำการ

4. การนัดหมาย

การตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp มีประโยชน์อย่างมากสำหรับธุรกิจที่ให้บริการ เช่น คลินิกสุขภาพและบริษัทที่ปรึกษา โดยสามารถใช้ตอบกลับอัตโนมัติเพื่อยืนยันการนัดหมายหรือส่งการแจ้งเตือนล่วงหน้าได้

<

Part 2. วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp

การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp สามารถทำได้ 2 วิธีหลัก:

วิธีที่ 1: ใช้แอป WhatsApp Business (พื้นฐาน)

การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติผ่านแอป WhatsApp Business เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการใช้งานข้อความตอบกลับอัตโนมัติโดยไม่ต้องยุ่งยากด้านเทคนิค เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและกลางที่ต้องการใช้ประโยชน์จากการตอบกลับอัตโนมัติบน WhatsApp

วิธีเปิดใช้งานข้อความไม่อยู่ (Away Message) ใน WhatsApp Business

ข้อความไม่อยู่ (Away Message) คือข้อความหลักที่สร้างขึ้นในระบบตอบกลับอัตโนมัติของ WhatsApp ใช้เพื่อแจ้งลูกค้าว่าขณะนี้คุณไม่สะดวกตอบกลับใน WhatsApp Business

ขั้นตอนการเปิดใช้งานและตั้งค่าข้อความไม่อยู่ในแอป WhatsApp Business มีดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่การตั้งค่า ในแอป WhatsApp Business ของคุณ แล้วเปิดการตั้งค่าข้อความไม่อยู่เพื่อเริ่มตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 2: เปิดสวิตช์ 'ส่งข้อความไม่อยู่' เพื่อให้บัญชีธุรกิจของคุณสามารถใช้ฟีเจอร์ตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp ได้

ขั้นตอนที่ 3: แตะ ที่ช่องข้อความเพื่อเขียนข้อความตอบกลับอัตโนมัติ โดยควรใช้ข้อความที่ให้ข้อมูล ชัดเจน เป็นมืออาชีพ และสอดคล้องกับภาพลักษณ์ของแบรนด์

ขั้นตอนที่ 4: ตั้งเวลาส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติ โดยเลือกจาก 3 ตัวเลือก: ส่งตลอดเวลา, กำหนดเวลาส่งเอง หรือส่งนอกเวลาทำการ

ขั้นตอนที่ 5: เลือกกลุ่มผู้รับข้อความ คุณสามารถเลือกส่งถึงทุกคนเพื่อให้ระบบตอบกลับอัตโนมัติทำงานกับทุกข้อความที่เข้ามา หรือเลือกจากตัวเลือก เช่น ทุกคนที่ไม่ได้อยู่ในสมุดรายชื่อ, ทุกคนยกเว้น..., หรือส่งเฉพาะบางกลุ่ม

ภาพด้านล่างสรุปขั้นตอนเหล่านี้:

ข้อดีและข้อเสียของการตอบกลับอัตโนมัติใน WhatsApp Business App

มาดูข้อดีและข้อเสียของการใช้ฟีเจอร์ตอบกลับอัตโนมัติผ่านแอป WhatsApp Business กัน

วิธีที่ 2: WhatsApp Business API (โซลูชันตอบกลับอัตโนมัติขั้นสูง)

หากคุณต้องการโซลูชันการตอบกลับอัตโนมัติที่ล้ำหน้ากว่าใน WhatsApp แนะนำให้พิจารณาใช้ WhatsApp Business API

ทำไมควรเลือก WhatsApp Business API สำหรับการตอบกลับอัตโนมัติ?

ข้อดีหลักของการเลือกใช้ WhatsApp Business API สำหรับการตอบกลับอัตโนมัติ ได้แก่:

วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติด้วย WhatsApp Business API

ขั้นตอนการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติด้วย WhatsApp Business API มีดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1: คุณต้องร่วมมือกับแพลตฟอร์มที่เหมาะสม เช่น EngageLab เพื่อเข้าถึงและใช้งาน WhatsApp Business API การร่วมมือเช่นนี้สำคัญมาก เพื่อให้ปฏิบัติตามนโยบายของ WhatsApp และได้รับการสนับสนุนด้านเทคนิค

ขั้นตอนที่ 2: ออกแบบเทมเพลตข้อความตอบกลับอัตโนมัติสำหรับแต่ละสถานการณ์ เช่น ข้อความต้อนรับลูกค้าใหม่ การยืนยันคำสั่งซื้อ หรือประกาศโปรโมชั่น

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าทริกเกอร์อัจฉริยะ เพื่อกำหนดเงื่อนไขการส่งข้อความอัตโนมัติ เช่น ตามคีย์เวิร์ด เวลา พฤติกรรม หรือสถานะของลูกค้า

ขั้นตอนที่ 4: ออกแบบและตั้งค่าชุดสนทนาแบบหลายขั้นตอน เพื่อพาลูกค้าผ่านแต่ละกระบวนการ เช่น การคัดกรองลูกค้าแนะนำสินค้า หรือสร้างทิกเก็ตบริการ

ขั้นตอนที่ 5: การติดตั้ง WhatsApp API เพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ คุณควรทดสอบและปรับแต่งระบบอย่างต่อเนื่อง

โดยรวมแล้ว WhatsApp Business API อาจใช้เวลาตั้งค่ามากขึ้น แต่ให้คุณควบคุมข้อความตอบกลับอัตโนมัติได้อย่างเต็มที่

Part 3. ยกระดับการตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp ด้วย EngageLab

EngageLab คือแพลตฟอร์มด้านการมีส่วนร่วมกับลูกค้าและการตลาดอัตโนมัติ ที่ช่วยให้ธุรกิจเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายผ่านหลากหลายช่องทาง รวมถึง WhatsApp การตั้งค่า WhatsApp Business API หากไม่มีเครื่องมือที่ใช้งานง่ายอย่าง EngageLab จะซับซ้อนมาก

ดังนั้น ขอแนะนำให้ใช้ EngageLab เพื่อช่วยให้การตลาดและบริการลูกค้าผ่าน WhatsApp ด้วยข้อความตอบกลับอัตโนมัติเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ

สมัครใช้งานฟรี

ข้อกำหนดเบื้องต้น

หากต้องการใช้ WhatsApp Business API และฟีเจอร์ตอบกลับอัตโนมัติใน EngageLab คุณจะต้องมีสิ่งต่อไปนี้:

วิธีตั้งค่า Workflow การตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp ใน EngageLab

โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp ใน EngageLab:

เปิดบริการ WhatsApp ภายใน EngageLab แล้วเริ่มต้นด้วยการเชื่อมต่อบัญชีธุรกิจของคุณ

คุณสามารถเชื่อมต่อบัญชี WhatsApp Business ของคุณผ่านบัญชี Facebook ได้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอนถัดไปคือการลงทะเบียนหมายเลขธุรกิจสำหรับส่งข้อความ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขของคุณเปิดใช้งานอยู่ เพื่อให้สามารถยืนยันได้

เมื่อเชื่อมต่อบัญชีธุรกิจและหมายเลขเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถเริ่มสร้างข้อความตอบกลับอัตโนมัติได้เลย

EngageLab รองรับการสร้างเทมเพลตได้หลายแบบ เพื่อให้ตอบสนองต่อสถานการณ์ต่าง ๆ ได้อย่างเหมาะสม

นอกจากนี้ EngageLab ยังมีฟีเจอร์อื่น ๆ ที่ช่วยให้คุณปรับแต่งการตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การวิเคราะห์ข้อความและการวิเคราะห์บทสนทนา

Part 4. แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับข้อความตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp + ตัวอย่าง

มาดูแนวทางปฏิบัติที่สำคัญที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพข้อความตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp ของคุณ:

เทมเพลตข้อความตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp

นี่คือตัวอย่างเทมเพลตข้อความตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp ที่คุณสามารถนำไปใช้ในสถานการณ์ต่าง ๆ ได้:

1. ข้อมูลเวลาทำการ

สวัสดีค่ะ/ครับ! ขอบคุณที่ติดต่อ [ชื่อธุรกิจ] ทางเราได้รับข้อความของคุณแล้ว และจะตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมงในช่วงเวลาทำการ (จันทร์-ศุกร์, 9.00 - 18.00 น.) หากคุณมีเรื่องเร่งด่วน กรุณาโทรหาเราที่ [หมายเลขโทรศัพท์] ขอให้คุณมีวันที่ดีนะคะ/ครับ!

2. การสนับสนุนลูกค้า

สวัสดีค่ะ/ครับ! ทางเราได้รับคำขอสนับสนุนของคุณแล้ว ทีมเทคนิคจะติดต่อกลับภายใน 4 ชั่วโมง คุณสามารถดูคำถามที่พบบ่อยได้ที่ [ลิงก์] หมายเลข Ticket: [หมายเลขที่สร้างอัตโนมัติ] ระดับความสำคัญ: ปกติ ขอบคุณที่อดใจรอค่ะ/ครับ!

3. ยืนยันคำสั่งซื้อ

สวัสดี [ชื่อลูกค้า], คำสั่งซื้อของคุณหมายเลข #[Order Number] ได้รับการยืนยันแล้วและจะดำเนินการภายใน 1-2 วันทำการ คุณสามารถติดตามสถานะคำสั่งซื้อได้ที่ [ลิงก์] ขอบคุณค่ะ/ครับ

4. ยืนยันการนัดหมาย

สวัสดี [ชื่อลูกค้า], การนัดหมายของคุณถูกกำหนดไว้ในวันที่: [วันและเวลา] ที่ [ชื่อธุรกิจ] หากต้องการเปลี่ยนเวลานัด กรุณาตอบกลับว่า 'ขอเปลี่ยนเวลา' ทางเรารอพบคุณอยู่นะคะ/ครับ!

5. ข้อความโปรโมชั่นนอกเวลาทำการ

ขอบคุณที่ติดต่อเรา! ขณะนี้ร้านปิดทำการ แต่เราพร้อมให้บริการคุณในวันถัดไป FLASH SALE: สินค้าทุกชิ้นลด 20% ถึงเที่ยงคืน! ใช้โค้ด: WHATSAPP20 ที่ [ลิงก์เว็บไซต์]

สรุป

หากคุณต้องการเพิ่มการมีส่วนร่วมของลูกค้าในธุรกิจของคุณอย่างจริงจัง คุณต้องใช้ฟีเจอร์การตอบกลับอัตโนมัติ WhatsApp เพื่อสร้างความได้เปรียบเหนือคู่แข่ง EngageLab คือแพลตฟอร์มที่ดีที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพการตอบกลับอัตโนมัติ พร้อมระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติขั้นสูงที่ช่วยให้คุณควบคุมกระบวนการได้อย่างสมบูรณ์