Calendly
Calendly 是廣泛使用的線上預約工具,但其內建簡訊提醒功能僅支援部分國家和地區,亞太、東南亞、中東等市場覆蓋有限。透過將 Calendly Webhook 與 EngageLab SMS 結合,可在預約建立、取消以及會議開始前,向全球任意號碼發送簡訊通知,補齊 Calendly 原生能力的地域空白。
前置條件
開始前,請確認以下設定已完成:
EngageLab 側
- 已開通 EngageLab SMS 服務
- 已在範本管理頁面建立簡訊範本並通過審核,取得範本 ID
- 已在 API 金鑰頁面建立 API 金鑰,取得
dev_key和dev_secret
Calendly 側
- 已擁有 Calendly Standard 及以上方案(Webhook 功能需付費方案支援)
- 已在 Integrations & apps → API and webhooks 頁面建立 Personal Access Token
伺服器側
- 擁有一台可公網存取的伺服器,並設定了有效的 HTTPS 憑證
- 本機開發除錯時,可使用 ngrok 臨時暴露本機連接埠
第一步:準備簡訊範本
呼叫 API 發送簡訊必須使用預先審核通過的範本,不支援直接傳入自訂文字。
登入 EngageLab 控制台,進入 SMS → 範本管理,根據場景分別建立以下三個範本:
| 範本用途 | 範本內容範例 |
|---|---|
| 預約確認 | 您好 {{name}},您的會議已確認,時間:{{time}},期待與您相見。 |
| 取消通知 | 您好 {{name}},您的會議預約已取消,如需重新預約請聯絡我們。 |
| 會議提醒 | 您好 {{name}},您有一個會議將在 {{advance}} 後開始,時間:{{time}},請提前準備。 |
範本提交後等待審核通過,分別記錄三個範本 ID。
建議:為每個場景建立獨立範本,語意更清晰,審核通過率也更高。若範本中包含自訂變數(如
{{name}}),呼叫 API 時需透過params欄位傳值,否則變數將原樣下發。
第二步:在 Calendly 建立 Webhook 訂閱
Calendly 的 Webhook 管理沒有視覺化介面,需透過 API 建立。
取得組織 URI
首先呼叫以下介面取得目前帳號的組織 URI:
curl https://api.calendly.com/users/me \
-H "Authorization: Bearer YOUR_PERSONAL_ACCESS_TOKEN"
在回傳結果中找到 current_organization 欄位,格式如下:
https://api.calendly.com/organizations/xxxxxxxxxxxxxxxx
建立 Webhook 訂閱
使用組織 URI 建立 Webhook,訂閱預約建立和取消兩個事件:
curl -X POST https://api.calendly.com/webhook_subscriptions \
-H "Authorization: Bearer YOUR_PERSONAL_ACCESS_TOKEN" \
-H "Content-Type: application/json" \
-d '{
"url": "https://你的伺服器地址/webhooks/calendly",
"events": [
"invitee.created",
"invitee.canceled"
],
"organization": "https://api.calendly.com/organizations/你的組織ID",
"scope": "organization"
}'
建立成功後,Calendly 會向填入的 url 推送一條驗證請求,伺服器需回傳 HTTP 200 完成交握。後續每次有人預約或取消,均會向該地址推送事件。
注意:
url必須是公網可存取的 HTTPS 地址。本機開發時,可使用 ngrok 產生臨時地址:ngrok http 3000,將輸出的https://xxxx.ngrok.io填入即可。
第三步:搭建 Webhook 接收服務
以下為完整的 Node.js 伺服器端範例,接收 Calendly Webhook 事件後呼叫 EngageLab SMS API 發送簡訊。
安裝依賴
npm install express
完整程式碼
// server.js
import express from 'express';
const app = express();
app.use(express.json());
// EngageLab 授權:base64(dev_key:dev_secret)
const ENGAGELAB_AUTH = Buffer.from(
`${process.env.ENGAGELAB_DEV_KEY}:${process.env.ENGAGELAB_DEV_SECRET}`
).toString('base64');
// 呼叫 EngageLab SMS API 發送簡訊
async function sendSMS({ to, templateId, params }) {
const res = await fetch('https://smsapi.engagelab.com/v1/messages', {
method: 'POST',
headers: {
'Content-Type': 'application/json',
'Authorization': `Basic ${ENGAGELAB_AUTH}`,
},
body: JSON.stringify({
to: [to],
template: {
id: templateId,
params,
},
}),
});
const data = await res.json();
// HTTP 200 不代表發送成功,需檢查 code 欄位
if (data.code && data.code !== 0) {
console.error(`SMS 發送失敗: code=${data.code}, message=${data.message}`);
} else {
console.log(`SMS 發送成功: plan_id=${data.plan_id}, message_id=${data.message_id}`);
}
}
// 將 ISO 時間字串轉換為本地時間(Asia/Taipei)
function formatTime(isoString) {
return new Date(isoString).toLocaleString('zh-TW', {
timeZone: 'Asia/Taipei',
year: 'numeric',
month: '2-digit',
day: '2-digit',
hour: '2-digit',
minute: '2-digit',
});
}
// 註冊會議前提醒排程任務(24h 和 1h 各一條)
function scheduleReminders({ phone, name, startTime }) {
const meetingTime = new Date(startTime).getTime();
const now = Date.now();
const reminders = [
{ advance: '24 小時', triggerAt: meetingTime - 24 * 60 * 60 * 1000 },
{ advance: '1 小時', triggerAt: meetingTime - 60 * 60 * 1000 },
];
for (const { advance, triggerAt } of reminders) {
const delay = triggerAt - now;
if (delay <= 0) continue; // 觸發時間已過,跳過
setTimeout(async () => {
await sendSMS({
to: phone,
templateId: process.env.TEMPLATE_ID_REMINDER,
params: { name, time: formatTime(startTime), advance },
});
}, delay);
}
}
// Webhook 接收端點
app.post('/webhooks/calendly', async (req, res) => {
const { event, payload } = req.body;
const phone = payload.text_reminder_number; // 使用者預約時填寫的手機號碼
const name = payload.invitee?.name ?? '使用者';
const startTime = payload.scheduled_event?.start_time;
// 手機號碼未填時跳過簡訊發送
if (!phone) {
console.log('該預約未填寫手機號碼,跳過簡訊通知');
return res.sendStatus(200);
}
if (event === 'invitee.created') {
// 發送預約確認簡訊
await sendSMS({
to: phone,
templateId: process.env.TEMPLATE_ID_CONFIRM,
params: { name, time: formatTime(startTime) },
});
// 註冊會議前提醒任務
scheduleReminders({ phone, name, startTime });
} else if (event === 'invitee.canceled') {
// 發送取消通知簡訊
await sendSMS({
to: phone,
templateId: process.env.TEMPLATE_ID_CANCEL,
params: { name },
});
}
// 必須在 2 秒內回傳 200,否則 Calendly 會認為推送失敗並重試
res.sendStatus(200);
});
app.listen(3000, () => console.log('Server running on port 3000'));
環境變數設定
在專案根目錄建立 .env 檔案,填入以下變數:
ENGAGELAB_DEV_KEY=你的dev_key
ENGAGELAB_DEV_SECRET=你的dev_secret
TEMPLATE_ID_CONFIRM=預約確認範本ID
TEMPLATE_ID_CANCEL=取消通知範本ID
TEMPLATE_ID_REMINDER=會議提醒範本ID
關鍵欄位說明
Calendly Webhook 推送的 payload 中,以下欄位與簡訊發送直接相關:
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
event |
事件類型,invitee.created(預約建立)或 invitee.canceled(預約取消) |
payload.text_reminder_number |
預約者填寫的手機號碼,含國家代碼,可能為空 |
payload.invitee.name |
預約者姓名 |
payload.scheduled_event.start_time |
會議開始時間,ISO 8601 格式 |
擴充場景
會議結束後發送跟進簡訊
在 scheduleReminders 中增加一條會議結束後觸發的任務,用於發送滿意度調查或下次預約邀請:
// 在 scheduleReminders 函數中追加
const followUpAt = meetingTime + 30 * 60 * 1000; // 會議結束後 30 分鐘
const followUpDelay = followUpAt - now;
if (followUpDelay > 0) {
setTimeout(async () => {
await sendSMS({
to: phone,
templateId: process.env.TEMPLATE_ID_FOLLOWUP,
params: { name },
});
}, followUpDelay);
}
同時通知主持人
預約建立時,除通知預約者外,還可向會議主持人發送一條提醒:
if (event === 'invitee.created') {
// 通知預約者
await sendSMS({
to: phone,
templateId: process.env.TEMPLATE_ID_CONFIRM,
params: { name, time: formatTime(startTime) },
});
// 通知主持人
await sendSMS({
to: process.env.HOST_PHONE,
templateId: process.env.TEMPLATE_ID_HOST_NOTIFY,
params: { name, time: formatTime(startTime) },
});
}
注意事項
- Webhook 需在 2 秒內回應
HTTP 200,否則 Calendly 會認為推送失敗並進行重試。建議先回傳 200,再非同步執行簡訊發送邏輯,避免因 EngageLab API 回應延遲導致 Calendly 誤判。 text_reminder_number欄位可能為空,需在程式碼中做判空處理,避免將空號碼傳入 SMS API 導致報錯。- 手機號碼格式需含國家代碼,如新加坡號碼為
+6591234567。Calendly 在收集手機號碼時會引導使用者填寫國際格式,但建議在伺服器端做一次格式校驗。 setTimeout不適用於生產環境,伺服器重啟後所有排程任務將遺失。生產環境建議使用持久化任務佇列(如 BullMQ + Redis)或雲端服務的排程任務,將提醒紀錄存入資料庫,重啟後可恢復。- 範本必須審核通過後方可使用,呼叫時若範本處於待審核或審核拒絕狀態,API 將回傳
4001錯誤。 - API 回傳 HTTP 200 並不代表簡訊發送成功,請檢查回應本體中的
code欄位,非零時參考錯誤碼說明排查原因。










