Transactional Email คืออะไร? ตัวอย่างและแนวทางใช้งานที่ดีที่สุด

การเข้าใจประเภทของอีเมลแต่ละแบบเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกธุรกิจและแต่ละบุคคล เพื่อให้ใช้งานได้ถูกต้อง โดย อีเมลธุรกรรม (Transactional Email) ถือเป็นประเภทหลักที่ถูกส่งจากผู้ส่งหนึ่งรายไปยังผู้รับ เพื่อยืนยันการทำธุรกรรมทางการค้า หรือกิจกรรมทางการเงินบางอย่าง

เพราะอีเมลธุรกรรมยังเป็นช่องทางสื่อสารกับลูกค้าหรือผู้ที่อาจกลายเป็นลูกค้าของคุณด้วย เรามาเรียนรู้ความหมายที่แท้จริงของอีเมลธุรกรรม พร้อมตัวอย่างและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนอีเมลธุรกรรมกันค่ะ

Part 1: Transactional Email คืออะไร?

อีเมลธุรกรรม (Transactional emails) หรือที่เรียกว่า Triggered Emails คืออีเมลอัตโนมัติที่ธุรกิจส่งออกเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำธุรกรรม หรือแจ้งข้อมูลทางการเงินให้กับลูกค้า

บริษัทต่าง ๆ ใช้อีเมลธุรกรรมเพื่อสื่อสารข้อมูลสำคัญกับลูกค้า และกระตุ้นให้ลูกค้าดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์

อีเมลธุรกรรมสามารถถูกส่งในหลายสถานการณ์ เช่น เมื่อลูกค้าต้องการรีเซ็ตข้อมูลการจัดส่ง ตัวอย่างฟังก์ชันของอีเมลธุรกรรมที่พบบ่อย ได้แก่ การยืนยันการสมัครอีเมล การแจ้งข้อมูลการจัดส่ง และรายละเอียดคำสั่งซื้อ

ทำไมอีเมลธุรกรรมจึงจำเป็น?

ผู้บริโภคมักเปิดอ่านอีเมลธุรกรรมมากกว่าอีเมลการตลาดที่ได้รับเป็นประจำทุกวัน

อีเมลธุรกรรมต่างจากอีเมลการตลาดอย่างไร?

อีเมลธุรกรรมจะถูกส่งถึงแต่ละบุคคล พร้อมเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงกับผู้ใช้ โดยเป็นการตอบสนองต่อการกระทำของผู้รับ และไม่จำเป็นต้องมีการดำเนินการเพิ่มเติม กล่าวคือ อีเมลธุรกรรมมีวัตถุประสงค์เพื่อแจ้งข้อมูล

ในทางกลับกัน อีเมลการตลาดมีจุดประสงค์ทางการค้า มักถูกส่งไปยังกลุ่มผู้รับหลายราย โดยคาดหวังให้เกิดการดำเนินการบางอย่าง อีเมลการตลาดอาจประกอบด้วยเนื้อหาส่งเสริมการขาย ธุรกิจ ผลิตภัณฑ์หรือบริการ องค์กรไม่แสวงหากำไร หรืออัปเดตข่าวสารที่น่าสนใจเกี่ยวกับแบรนด์

ตัวอย่างอีเมลการตลาด เช่น จดหมายข่าว โปรโมชั่นตามฤดูกาล แคมเปญการตลาด การแจ้งกิจกรรม และกิจกรรมแจกของรางวัล

Part 2: ตัวอย่างอีเมลธุรกรรมในแต่ละประเภท

เมื่อคุณเข้าใจแล้วว่าอีเมลธุรกรรมคืออะไร และแตกต่างจากอีเมลการตลาดอย่างไร ต่อไปเราจะพูดถึงประเภทและตัวอย่างของอีเมลธุรกรรม

1. อีเมลยืนยันคำสั่งซื้อ (Order Confirmations)

ผู้รับจะได้รับอีเมลยืนยันคำสั่งซื้อเมื่อซื้อสินค้าจากร้านค้าออนไลน์ อีเมลธุรกรรมประเภทนี้ควรแสดงในกล่องจดหมายของลูกค้าทันที เพื่อสร้างความมั่นใจในการสั่งซื้อ

อีเมลยืนยันคำสั่งซื้อที่ดีควรมีข้อมูลครบถ้วน เช่น รายการสินค้าแต่ละชิ้นที่ซื้อ ราคาแต่ละรายการ ราคารวม ค่าจัดส่ง และระยะเวลาจัดส่งโดยประมาณ

2. อัปเดตการจัดส่ง

อัปเดตการจัดส่งเป็นอีกหนึ่งประเภทของอีเมลธุรกรรมที่ได้รับความนิยม โดยมีจุดประสงค์เพื่อแจ้งข้อมูลสำคัญให้กับลูกค้าตลอดกระบวนการจัดส่ง อีเมลประเภทนี้ช่วยเพิ่มประสบการณ์การช้อปปิ้งโดยรวม และทำให้แบรนด์สามารถสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างต่อเนื่อง

3. ความปลอดภัย

ความปลอดภัยทางไซเบอร์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจในยุคปัจจุบัน อีเมลธุรกรรมช่วยแจ้งลูกค้าได้อย่างรวดเร็วเมื่อเกิดปัญหาด้านความปลอดภัย หรือมีกิจกรรมที่น่าสงสัยเกี่ยวกับบัญชีของคุณ โดยอีเมลเหล่านี้สามารถตั้งค่าให้ส่งอัตโนมัติเมื่อเกิดเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย

4. รีเซ็ตรหัสผ่าน

อีเมลรีเซ็ตรหัสผ่านถือเป็นหนึ่งในอีเมลธุรกรรมที่พบได้บ่อยที่สุด หลายคนอาจเคยลืมรหัสผ่านอย่างน้อยสักครั้ง อีเมลที่คุณได้รับจากเว็บไซต์พร้อมลิงก์สำหรับเปลี่ยนรหัสผ่านก็คืออีเมลธุรกรรมประเภทนี้ โดยอีเมลเหล่านี้มีข้อมูลสำคัญและอ่อนไหว บริษัทจึงต้องดูแลจัดการอย่างรอบคอบเป็นพิเศษ

5. คำรับรองจากลูกค้า

คำรับรองจากลูกค้ามีความสำคัญต่อการเติบโตและการดึงดูดลูกค้าใหม่ของธุรกิจ อย่างไรก็ตาม การขอความคิดเห็นหรือฟีดแบ็กจากลูกค้าอาจเป็นเรื่องยาก คุณจึงสามารถส่งอีเมลธุรกรรมพร้อมแบบฟอร์มขอความคิดเห็นเพื่อขอรับคำรับรองได้

6. อีเมลแจ้งเตือน

หลายเว็บไซต์จะส่งอีเมลแจ้งเตือนเพื่อให้ผู้รับทราบเมื่อมีกิจกรรมหรือปฏิสัมพันธ์สำคัญกับโปรไฟล์ของตน เช่น การได้รับข้อความใหม่หรือความคิดเห็นในโพสต์ของผู้ใช้

โดยทั่วไปสามารถตั้งค่าจำกัดความถี่ของอีเมลแจ้งเตือนได้ แต่แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียก็มักจะส่งอีเมลธุรกรรมเหล่านี้เพื่อกระตุ้นให้ผู้ใช้กลับมาใช้งานแพลตฟอร์มอย่างต่อเนื่อง

ผู้ใช้สามารถปรับความถี่ของอีเมลแจ้งเตือนได้ในหน้าตั้งค่าบัญชีของตน แต่ Facebook อาจยังคงส่งอีเมลธุรกรรมเพื่อกระตุ้นผู้ใช้ที่ไม่ค่อยใช้งานให้กลับมาใช้งานแพลตฟอร์มอีกครั้ง

7. อีเมลสำหรับส่งเนื้อหาตามคำขอ

อีเมลธุรกรรมยังถูกใช้บ่อยในการส่งเนื้อหา ไฟล์ หรือข้อมูลต่าง ๆ ตามที่ผู้รับร้องขอ เช่น ไฟล์ CSV ลิงก์ดาวน์โหลด อีบุ๊ก ไฟล์ PDF และอื่น ๆ อีกมากมาย

Part 3: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสร้างอีเมลธุรกรรม

ตัวอย่างที่กล่าวถึงในส่วนก่อนหน้าเป็นอีเมลธุรกรรมที่ถูกสร้างและเขียนตามแนวทางมาตรฐาน ด้านล่างนี้คือแนวทางปฏิบัติที่สำคัญเกี่ยวกับอีเมลธุรกรรมที่คุณควรรู้:

1. กระชับและตรงประเด็น

อีเมลการตลาดเปิดโอกาสให้คุณสร้างสรรค์เนื้อหาและใส่รายละเอียดได้อย่างเต็มที่ แต่สำหรับอีเมลธุรกรรม ควรเน้นความกระชับและตรงประเด็น เพื่อให้ผู้ใช้เข้าใจหัวข้อสำคัญได้ทันทีตั้งแต่แรกเห็น

อีเมลธุรกรรมที่สั้นยังมีข้อดีทางเทคนิค ช่วยลดขนาดของอีเมลและลดอัตราการตีกลับ แตกต่างจากอีเมลการตลาดที่ต้องใส่รูปภาพ อีเมลธุรกรรมไม่จำเป็นต้องมีภาพประกอบ

2. อีเมลแบบเฉพาะบุคคล (Personalization)

การปรับแต่งให้เหมาะกับแต่ละบุคคลควรเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณจัดการกับอีเมลธุรกรรม ควรใส่ชื่อแบรนด์และชื่อของลูกค้าในอีเมลธุรกรรมด้วย แนะนำให้ใส่ชื่อแบรนด์ในหัวเรื่องอีเมล เพื่อให้ผู้รับนึกถึงการสั่งซื้อหรือคำขอที่เคยทำไว้ทันที

การใส่ชื่อผู้รับไว้ต้นอีเมลช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีและทำให้ผู้อ่านรู้สึกได้รับความเคารพ หากใช้คำทักทายแบบทั่วไปเกินไป อีเมลอาจดูไม่เป็นส่วนตัวและถูกมองข้ามได้

3. เพิ่มส่วนแนะนำสินค้า/บริการอื่น (Cross-Sell)

อันดับแรกควรจำไว้ว่าการใส่เนื้อหาขายของในอีเมลธุรกรรมไม่ควรทำมากเกินไป เพราะอาจทำให้ผู้อ่านรู้สึกไม่ดี

อย่างไรก็ตาม ธุรกิจยังสามารถใช้โอกาสนี้ในการแนะนำหรือขายสินค้าบริการอื่น ๆ ผ่านอีเมลธุรกรรมได้ เช่น เชิญชวนให้สมัครรับข่าวสารทางอีเมล หรือแนะนำสินค้า/บริการที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

4. ใส่ลิงก์ที่เกี่ยวข้องและจำเป็น

อีเมลธุรกรรมควรมีลิงก์ไปยังเนื้อหาหรือข้อมูลที่ผู้รับต้องการ หากจำเป็น เช่น หากคุณต้องการให้ผู้รับติดตามสถานะการสั่งซื้อ ควรใส่ลิงก์ไปยังบริษัทขนส่งไว้ด้วย

5. ใส่ข้อมูลบริการลูกค้า

เป้าหมายหลักของอีเมลธุรกรรมคือการให้บริการลูกค้าแก่ผู้รับ ดังนั้นจึงควรปิดท้ายอีเมลของคุณด้วยข้อมูลติดต่อที่จำเป็นของบริษัท เพื่อให้ผู้รับสามารถติดต่อคุณได้หากมีคำถามหรือข้อสงสัย

ข้อมูลเหล่านี้อาจรวมถึงหมายเลขโทรศัพท์ อีเมล ช่องทางแชทสด หรือข้อมูลทั้งหมดนี้ก็ได้ สุดท้ายแล้วลูกค้ามีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมกับแบรนด์ของคุณมากขึ้น หากคุณมีแผนกลยุทธ์บริการลูกค้าที่เข้มแข็งและเชื่อถือได้

6. เสริมสร้างภาพลักษณ์แบรนด์ของคุณ

อีเมลธุรกรรมยังเป็นช่องทางที่ดีในการสร้างการรับรู้แบรนด์และสร้างความภักดีในกลุ่มลูกค้า คุณควรใส่ชื่อบริษัท สี และโลโก้ในอีเมลธุรกรรมเพื่อวัตถุประสงค์ด้านการสร้างแบรนด์

Part 4: วิธีส่งอีเมลธุรกรรม

ขั้นตอนการตั้งค่าและทำงานอัตโนมัติของอีเมลธุรกรรมจะขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่คุณเลือกใช้ โดยทั่วไป คุณควรดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้:

1. นำเสนอข้อมูลที่ชัดเจน

อีเมลธุรกรรมควรมีความเฉพาะเจาะจงและชัดเจน ดังนั้นควรใส่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุดในอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่น ในอีเมลธุรกรรมเกี่ยวกับการสั่งซื้อออนไลน์ ควรมีข้อมูลดังนี้:

• หมายเลขยืนยันการสั่งซื้อ
• ชื่อและคำอธิบายสั้น ๆ ของสินค้าที่สั่งซื้อทั้งหมด รวมถึงรูปภาพและราคา
• ส่วนลดหรือคูปองที่ลูกค้าใช้ (ถ้ามี)
• ที่อยู่จัดส่งและวิธีการจัดส่ง

ควรใช้งานดีไซน์ที่เรียบง่ายและสะอาดตาพร้อมกับการใส่ภาพลักษณ์แบรนด์ของบริษัทเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของอีเมลธุรกรรม

2. การเชื่อมต่อ API สำหรับอีเมลธุรกรรม

นอกเหนือจากเนื้อหาอีเมลแล้ว คุณยังต้องใส่ใจในเรื่องเทคนิคของการตั้งค่าอีเมลธุรกรรมอัตโนมัติด้วย ปัจจุบันมีตัวเลือกการเชื่อมต่อ API สำหรับอีเมลธุรกรรมในแพลตฟอร์มบริหารความสัมพันธ์ลูกค้าที่เชื่อถือได้ เช่น EngageLab เพื่อช่วยให้คุณเชื่อมต่อเครื่องมือเข้ากับธุรกิจและส่งอีเมลธุรกรรมถึงลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. สร้างรายการอีเมล

รายการอีเมลที่ครบถ้วนเป็นหัวใจสำคัญของทุกแคมเปญอีเมล ไม่ว่าจะเป็นอีเมลการตลาดหรืออีเมลธุรกรรม การมีรายการอีเมลจะช่วยให้คุณจัดการข้อมูลลูกค้าและกลุ่มเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณสร้างรายการนี้แล้ว สามารถนำเข้าไปยัง EngageLab ได้อย่างง่ายดาย หรือจะเพิ่มข้อมูลผู้รับด้วยตนเองก็ได้เช่นกัน

นี่เป็นตัวอย่างขั้นตอนการตั้งค่าสำหรับการส่งอีเมลธุรกรรม พร้อมแนะนำฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้องของ EngageLab และขอเชิญให้คุณทดลองใช้งาน

คำถามที่พบบ่อย

• 1

  อีเมลจะมีทั้งเนื้อหาทางการค้าและธุรกรรมในกรณีใด?

  ในสหรัฐอเมริกามีกฎหมายชื่อ CAN-SPAM Act ซึ่งระบุว่า หากอีเมลมีทั้งเนื้อหาธุรกรรมและการค้า จะถือเป็นอีเมลเชิงพาณิชย์หากหัวข้ออีเมลทำให้ผู้รับเข้าใจว่าเนื้อหาเป็นการค้า และหากเนื้อหาธุรกรรมหลักไม่ได้อยู่ตอนต้นของอีเมล
• 2

  ทำไมจึงควรใส่เนื้อหาการตลาดในอีเมลธุรกรรม?

  ผู้รับมักจะเปิดอ่านอีเมลธุรกรรมมากกว่าอีเมลการตลาดทั่วไป ดังนั้นจึงเป็นโอกาสที่ดีสำหรับแบรนด์ในการสร้างสมดุลและใส่เนื้อหาแบรนด์หรือการตลาดลงในอีเมลธุรกรรม
• 3

  จะทำให้อีเมลธุรกรรมเป็นอัตโนมัติได้อย่างไร?

  ใช้แพลตฟอร์มการมีส่วนร่วมกับลูกค้า เช่น EngageLab เพื่อทำให้อีเมลธุรกรรมเป็นอัตโนมัติด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และรับประกันการส่งถึงปลายทางได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

สรุป

สรุปแล้ว อีเมลธุรกรรมถือเป็นส่วนสำคัญสำหรับทุกธุรกิจและแบรนด์ ช่วยให้คุณติดต่อกับลูกค้าได้ตลอดเส้นทางการใช้งาน และจากตัวอย่างอีเมลธุรกรรมที่กล่าวถึงในบทความนี้ จะเห็นได้ว่าการแจ้งข้อมูลและสร้างความไว้วางใจให้ลูกค้าถือเป็นสิ่งสำคัญ

ข้อดีคือไม่ว่ารายชื่ออีเมลของคุณจะยาวแค่ไหน คุณก็สามารถส่งอีเมลธุรกรรมแบบเฉพาะบุคคลได้โดยอัตโนมัติ ด้วยเครื่องมือที่ใช้งานง่ายอย่าง EngageLab ทดลองใช้ได้เลยวันนี้ แล้วสัมผัสว่าระบบนี้จะช่วยยกระดับแคมเปญอีเมลธุรกรรมของคุณได้อย่างไร

• คการทำ EDM Marketing: ทุกเรื่องที่คุณต้องรู้
• Email A/B Testing พลิกโฉมกลยุทธ์อีเมลมาร์เก็ตติ้งของคุณ
• เวิธีสร้างอีเมลธุรกิจแบบมืออาชีพ ฉบับละเอียด
• คคู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับอีเมลยืนยัน | ตัวอย่างและเทมเพลต