錯過客戶訊息，甚至回覆過晚，都可能為企業帶來高昂代價。多數客戶期望企業能夠迅速回應。即使無法立即解決問題，也應盡快對客戶的請求做出回應。這正是 WhatsApp 自動回覆功能的最大優勢。
WhatsApp 已成為強大的商業溝通平台，許多頂尖工具都透過它來提供客戶支援。本文將說明如何在 WhatsApp 上設定自動回覆，協助您維持即時溝通。
第一部分：什麼是 WhatsApp 自動回覆？
定義
WhatsApp 自動回覆是一種智能訊息功能，可自動對收到的訊息發送預設回覆。對於無法即時回應客戶的企業來說，這是非常實用的功能。
您可以依據特定觸發條件（如關鍵字或時段）自訂回覆內容，讓 WhatsApp 偵測客戶訊息並立即產生回覆。這表示即使有人在非營業時段傳訊給您，也能收到適當回應。
為什麼您應該設定 WhatsApp 自動回覆功能？
學會如何在 WhatsApp 上設定自動回覆，您將獲得以下好處：
- 全天候可用： WhatsApp 自動回覆就像一位永不疲倦的助手，即使在假日或非營業時段也能持續提供服務。
- 即時確認： 自動回覆可確保客戶在發送訊息後立即收到確認，這種即刻回應有助於減少客戶焦慮，展現您對快速可靠服務的重視。
- 減輕回應時間壓力： WhatsApp 自動回覆能有效降低企業維持快速回應壓力。團隊可針對客戶具體問題花更多時間準備回覆，提升滿意度。
- 溝通的一致性： 所有 WhatsApp 自動回覆訊息都能維持品牌調性，避免人工回應時語氣不一的情況。
- 高成本效益： 自動化回覆常見問題可減少客服團隊工作量，同時幫助您節省時間與成本。
WhatsApp 自動回覆的應用場景
以下是 WhatsApp 自動回覆的幾個實際應用範例：
1. 簡化客戶支援
當客戶提出技術或產品相關問題時，WhatsApp 自動回覆功能可立即確認問題並提供預計回應時間。
此外，自動回覆訊息還能附上常見問題頁面或問題排解指南的連結。
示例
某 SaaS 公司每天收到大量登入相關詢問。WhatsApp 自動回覆會立即提供密碼重設說明，並將較複雜的問題轉交技術支援處理。
2. 訂單管理
線上商店可利用 WhatsApp 自動回覆訊息系統，自動回應訂單相關詢問，例如追蹤訊息或配送更新。
範例
一家線上時尚零售商的自動回覆系統在客戶傳送訂單編號時，能立即提供訂單狀態更新。
來源：yellow.ai
3. 潛在客戶開發
銷售團隊可以在 WhatsApp 中利用自動回覆來收集潛在客戶資訊並安排諮詢。這能確保即使在繁忙時期或非工作時間，也不會錯過任何潛在客戶。
範例
一家房仲公司採用 WhatsApp 自動回覆功能，收集潛在買家的房產偏好，並自動安排看屋時間。
來源：brevo
4. 預約安排
WhatsApp 自動回覆對於醫療服務提供商與諮詢公司等服務型企業非常實用，他們可以利用自動回覆來確認預約或發送提醒。
範例
一家牙科診所的自動回覆系統會確認預約資訊、發送準備指引，並讓患者透過 WhatsApp 重新安排預約。
來源：umso
第二部分：在 WhatsApp 中設定自動回覆的常見方法
您可以透過以下兩種常見方法，在 WhatsApp 中設定自動回覆：
方法一：WhatsApp Business App（基礎版）
使用 WhatsApp Business App（WhatsApp 商業應用程式）來設定自動回覆，是最簡單且不需技術門檻的方式，非常適合希望透過 WhatsApp 自動回覆提升營運效率的中小型企業。
如何在 WhatsApp Business App 啟用離開訊息？
離開訊息是 WhatsApp 自動回覆訊息中的核心訊息類型，主要用於告知客戶您暫時無法透過 WhatsApp Business 提供服務，通常適用於非營業時間。
以下是啟用及設定 WhatsApp Business App 離開訊息的具體步驟：
步驟 1： 進入設定 ，於 WhatsApp Business App 中開啟離開訊息設定，開始設定 WhatsApp 自動回覆訊息。
步驟 2： 啟用「發送離開訊息」 選項，確保您能以企業帳號使用 WhatsApp 的自動回覆功能。
步驟3： 點擊 訊息字段以撰寫您的自動回覆內容。通常，您應確保 WhatsApp 自動回覆訊息內容信息豐富、專業，並與您的品牌語調一致。
步驟4： 安排您的自動回覆訊息 ，可選擇以下三種選項之一：始終發送、自定義時間表或非營業時間。
步驟5： 選擇訊息接收者。您可以選擇「所有人」以確保對所有傳入訊息觸發自動回覆。或者，您也可以從「非通訊錄中的所有人」、「排除特定對象的所有人」或「僅發送」中選擇，以對特定類型的訊息觸發自動回覆。
以下圖片總結了這些步驟：
WhatsApp Business App 自動回覆的優缺點
讓我們來看看透過 WhatsApp Business App 使用自動回覆功能的優缺點：
優點
-
僅需 5 分鐘即可完成簡單配置。
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無需技術背景，所有操作均可透過簡單易用的界面完成。
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WhatsApp Business App 提供免費的自動回覆功能。
缺點
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WhatsApp Business 的自動回覆訊息僅限於基於文字的回覆，無法添加動態內容。
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缺乏基於特定關鍵詞或客戶行為的進階觸發器。
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個性化選項極其有限。
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沒有詳細的分析功能，因此無法追蹤客戶互動情況。
方法二：WhatsApp Business API（進階自動化訊息回覆解決方案）
如果您希望在 WhatsApp 中實現更進階的自動回覆解決方案，建議您考慮使用 WhatsApp Business API（WhatsApp 企業版 API）。
為什麼選擇 WhatsApp Business API 實現自動回覆？
選擇 WhatsApp Business API 實現自動回覆訊息的主要優勢包括：
- 提供進階個性化功能，確保客戶收到專屬的自動回覆。
- 您可以設定進階觸發器，確保 WhatsApp 自動回覆系統能夠回應特定關鍵詞。
- WhatsApp Business API 還可以將媒體整合到自動回覆訊息中，打造更具視覺吸引力的回覆內容。
- 您可以將 WhatsApp 系統與 CRM 平台及不同工具整合，打造統一的客戶管理系統整合解決方案。
- API 的自動回覆功能支援同時處理數千條訊息，非常適合中大型企業提供高效可靠的客戶支援。
如何使用 WhatsApp Business API 設定自動回覆？
以下是使用 WhatsApp Business API 設定自動回覆的方法：
步驟一： 您需要與 EngageLab 等合適的平台合作，才能存取並使用 WhatsApp Business API。這樣的合作對於確保遵循 WhatsApp 政策並獲得技術支援至關重要。
步驟二： 為不同場景設計自動回覆訊息模板，例如歡迎新客戶的訊息、訂單確認與促銷公告。
步驟三： 配置智能觸發器，根據關鍵字、時間、客戶行為或狀態設定何時發送自動回覆。
步驟四： 您還需要設計並設定多階段對話流程，引導客戶完成不同階段，例如潛在客戶資格審查、產品推薦與客服工單建立。
步驟五： 僅僅導入 WhatsApp API 並不夠，您還需要定期測試和優化 WhatsApp API，確保自動回覆流程順暢且高效。
整體而言，WhatsApp Business API 需要較多時間進行設定，但它也提供了對自動回覆訊息更高的控制權與彈性。
第三部分：進階方法：使用 EngageLab 高效設定 WhatsApp 自動回覆
EngageLab 是一個客戶互動與行銷自動化平台，協助企業透過 WhatsApp 等多元渠道接觸目標受眾。若沒有像 EngageLab 這樣用戶友善的工具，設定 WhatsApp Business API 會變得相當複雜。
因此，建議您使用 EngageLab，透過 WhatsApp 自動回覆訊息，自動化您的行銷與客戶支援流程。
立即免費開始基本要求
要在 EngageLab 中使用 WhatsApp Business API 與自動回覆功能，您需要以下條件：
- WhatsApp 企業帳戶： 一個支援 API 整合功能並可實現自動回覆的 WhatsApp 企業帳戶。
- 專用發送號碼： 您還需要一個與企業帳戶綁定的電話號碼，用於發送自動回覆訊息。
如何在 EngageLab 中設定 WhatsApp 自動回覆工作流？
請依照以下步驟，在 EngageLab 中設定 WhatsApp 自動回覆：
開啟 EngageLab 的 WhatsApp 服務，並從連接您的企業帳戶開始。
您可以快速連接您的 WhatsApp 企業帳戶，支援 Facebook 帳號一鍵整合。
下一步是註冊您的專用發送號碼。請確保您的號碼處於有效狀態，以便完成驗證。
當企業帳戶及號碼連線完成後，您即可開始編寫實際的訊息內容。
EngageLab 支援依據不同情境建立多個範本，觸發對應的自動回覆訊息。
在 EngageLab 中，您還可以使用訊息分析和對話分析等功能，幫助企業更好地瞭解顧客互動情況，進一步優化 WhatsApp 自動回覆訊息。
第四部分：企業通用的 WhatsApp 自動回覆訊息範本
除了掌握上述高效設定方法，打造能吸引顧客注意的自動回覆訊息也很重要。您可參考以下技巧，優化 WhatsApp 自動回覆內容：
- 個性化您的訊息： 您的自動回覆訊息應體現品牌形象，同時保持個性化。建議使用對話式語言，讓顧客感受到真實的互動。
- 設定明確的期望： 自動回覆中應清楚告知顧客，設定合理的期望。例如，若顧客於非營業時間留言，回覆中應說明您將於營業時間內回覆。
- 包含有價值的資訊： 多數顧客的問題可透過常見問題頁或有用連結解決。因此，自動回覆應包含常見問題頁連結、營業時間及清楚的聯絡資訊。
WhatsApp 自動回覆訊息範本
以下為您可於不同情境下使用的 WhatsApp 自動回覆訊息範本：
1. 營業時間資訊
您好！感謝您聯繫 [企業名稱]。我們已收到您的訊息，並將於營業時間內（週一至週五，上午 9 點至下午 6 點）24 小時內回覆您。如有緊急問題，請致電 [電話號碼]。祝您有美好的一天！
2. 顧客服務支援
您好！您的支援請求已收到，我們的技術團隊將於 4 小時內與您聯繫。您可瀏覽我們的常見問題頁 [連結]。工單編號：[自動生成的號碼] 優先級：一般 感謝您的耐心等候！
3. 訂單確認
您好 [顧客姓名]，您的訂單編號 [訂單編號] 已確認，將於 1-2 個工作天內處理。您可於 [連結] 查詢訂單進度。感謝您的訂購！
4. 預約確認
您好 [顧客姓名]，您的預約已安排於：[日期和時間]，地點：[企業名稱]。如需重新安排，請回覆 '重新預約'。期待與您見面！
5. 非營業時間促銷資訊
感謝您的聯繫！我們目前已下班，但很期待明天為您服務！限時優惠：全館商品 8 折，優惠只到今晚 12 點！請輸入優惠碼：WHATSAPP20，馬上點擊 [網站連結] 購買。
結論
如果您希望提升業務中的客戶參與度，上述方法和技巧將助您輕鬆實現高效的 WhatsApp 自動回覆功能，助您在激烈的市場競爭中一馬當先！EngageLab 提供領先的平台，幫助您充分發揮自動回覆的效能，並透過先進的工作流自動化技術，全面掌控客戶溝通流程。現在就行動，體驗智慧客服的全新境界，助您的業務邁向新高峰！
