Cumplimiento normativo del email: regulaciones y mejores prácticas

La mayoría de la comunicación profesional y empresarial se realiza por email. Por eso, la mayor parte de las empresas y de los profesionales conocen la importancia de aplicar buenas prácticas de email para garantizar la entregabilidad.

Aun así, muchas organizaciones no comprenden plenamente la importancia del cumplimiento normativo del email para asegurarse de que se están siguiendo las normativas aplicables.

El objetivo de este artículo es tratar los aspectos clave del cumplimiento normativo del email y por qué es importante para que tu empresa sea más segura y esté más protegida.

Cumplimiento normativo del email: todo lo que debes saber

El cumplimiento normativo del email es un proceso integral que garantiza que las prácticas de email de tu organización se ajusten a los requisitos regulatorios pertinentes. Incluye el cumplimiento de distintas leyes de privacidad de datos y estándares normativos que dependen de varios factores.

Por ejemplo, algunos estándares regulatorios pueden ser específicos de un sector, como HIPAA en el sector sanitario o PCI en el sector de los medios de pago. Del mismo modo, los protocolos de cumplimiento del email también pueden ser específicos de una región, como el RGPD en Europa.

Fuente:https://dataprivacymanager.net/

Marco normativo del email marketing en España (resumen)

Si tu audiencia está en España, el cumplimiento normativo del email marketing suele apoyarse en un marco combinado:

• RGPD (UE) : establece las bases legales del tratamiento, la transparencia, los derechos de los usuarios (como oposición y supresión) y medidas de seguridad.
• LOPDGDD (España) : complementa el RGPD y concreta determinados aspectos en el marco español.
• LSSI-CE (Ley 34/2002, España) : regula, entre otros, las comunicaciones comerciales por medios electrónicos (incluido el email) y las condiciones para realizarlas.
• AEPD : publica criterios y materiales prácticos sobre “publicidad no deseada” y buenas prácticas aplicables al marketing directo.

Fuentes: RGPD (EUR-Lex) · LOPDGDD (BOE) · LSSI-CE (BOE) · AEPD: Publicidad no deseada

Importancia del cumplimiento normativo del email

La seguridad y la privacidad de los datos son más importantes que nunca debido a la creciente complejidad de las tecnologías modernas. Normativas adecuadas, como los estándares de cumplimiento normativo del email, desempeñan un papel fundamental para proteger los datos tanto de remitentes como de destinatarios.

Al cumplir las leyes de email marketing y las normas de compliance, se puede garantizar que la información privada de los usuarios compartida por email se mantiene segura y protegida. De lo contrario, la comunicación por email puede quedar expuesta a amenazas externas.

El cumplimiento normativo del email garantiza la protección de la información privada de los usuarios, así como la protección frente a ciberataques o el robo de datos. No cumplir o no seguir estas normas puede deteriorar la reputación de tu empresa e incluso conllevar multas elevadas por demandas.

¿Quién es responsable del cumplimiento normativo del email?

Estas son las principales personas responsables del cumplimiento normativo del email en una organización:

En conjunto, el cumplimiento normativo del email es un concepto multifacético que todo el mundo en una organización debe tomarse en serio para maximizar su eficacia.

¿El cumplimiento normativo del email afecta a las tasas de entregabilidad del email?

Muchos factores afectan a las tasas de entregabilidad del email , y el cumplimiento normativo del email es uno de ellos. Afecta a tu entregabilidad por los siguientes motivos:

• Los emails que no cumplen pueden generar una mala reputación del remitente, lo que puede provocar que los emails acaben directamente en la carpeta de spam.
• La falta de cumplimiento normativo del email también puede activar filtros que harán que tu email acabe en la carpeta de spam.
• Una organización también puede enfrentarse a multas y otras consecuencias legales por no cumplir la normativa de compliance del email.

En definitiva, cumplir las normas y estándares de cumplimiento normativo del email es crucial para que las empresas aumenten sus tasas de entregabilidad y se ganen la confianza de sus suscriptores al dar importancia a su privacidad.

Cumplimiento normativo del email: normativas y leyes clave

Existe una amplia variedad de leyes de email y normativas de compliance en distintos sectores y regiones. Veamos algunas de las más destacadas:

1. Cumplimiento del RGPD en email

El RGPD se promulgó en 2018. Se aplica a todos los países de la Unión Europea. Muchas otras organizaciones en todo el mundo también siguen el cumplimiento del RGPD en email para garantizar la máxima privacidad y seguridad.

Los estándares regulatorios clave de esta norma son:

• Las organizaciones deben obtener el consentimiento para las solicitudes de suscripción (opt-in) y conservar sus registros.
• Las empresas deben eliminar la información y los datos de los usuarios si estos lo solicitan.
• Todas las empresas deben implementar un alto nivel de seguridad informática en sus protocolos de comunicación.

El incumplimiento de las leyes del RGPD en email puede dar lugar a una multa de 20 millones de euros o el 4% de la facturación global de la empresa.

2. Ley CAN-SPAM

La ley Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing (CAN-SPAM) es otra norma destacada aprobada en EE. UU. Se ha convertido en un estándar de referencia para gestionar emails comerciales en todo el mundo.

La ley CAN-SPAM es bastante completa y trata muchos aspectos distintos de un email para garantizar su cumplimiento:

• No incluyas ningún tipo de información falsa o engañosa.
• Haz que los asuntos sean claros y relevantes para el contenido del email.
• Si tu email está pensado para promocionar o publicitar algo, debes indicarlo dentro del contenido.
• Ofrece una forma de darse de baja de los emails promocionales.
• Las empresas deben atender la solicitud del usuario de darse de baja.
• Las organizaciones que se apoyan en herramientas o fuentes de marketing de terceros deben contar con algún mecanismo de supervisión para garantizar el cumplimiento.

Un aspecto interesante de la ley CAN-SPAM es que no obliga a las empresas a obtener consentimiento antes de enviar emails. Sin embargo, cada email debe incluir un mecanismo de baja (opt-out) para cumplir con la ley.

3. Ley HIPAA

Lista de verificación de cumplimiento normativo en email marketing

Hasta ahora hemos visto las principales leyes de email marketing y estándares de compliance. Pero si de verdad quieres reforzar la seguridad de tus campañas y comunicaciones por email, deberías seguir esta lista de verificación:

Usar una plataforma fiable de email engagement✔

Han quedado atrás los tiempos en los que las empresas tenían que enviar emails de marketing a cada suscriptor de forma manual. Ahora existen diversas herramientas de marketing y plataformas de engagement que ayudan a enviar emails a grandes listas manteniendo el cumplimiento.

EngageLab es una plataforma fiable de email engagement. Te permite ejecutar campañas de marketing eficaces y con buenos resultados. Como está pensada específicamente para enviar emails de marketing a una amplia base de audiencias objetivo, puedes asegurarte de que tus emails llegan a la bandeja de entrada en lugar de ir a spam.

Además, EngageLab cuenta con sólidos protocolos de seguridad. Por eso, deberías usar EngageLab para llevar a cabo una campaña de email marketing con éxito, ya que cumple todas las leyes de email marketing relevantes.

Recopilación de datos✔

Recopilar datos de forma segura y transparente es una parte importante de las leyes de email marketing, como el cumplimiento del RGPD en email.

Esto garantiza que puedas ofrecer más claridad y control a los usuarios. Por eso, los profesionales de marketing deben crear llamadas a la acción y formularios de recopilación de datos claros para asegurar la máxima transparencia.

Puedes elegir una plantilla adecuada dentro de EngageLab para dar la bienvenida a un usuario o cliente que haya comprado un producto recientemente. Anímales a suscribirse a una newsletter para recibir emails con regularidad.

Asuntos y contenido relevantes✔

Enviar emails con asuntos relevantes y contenido adecuado es otra parte importante para asegurar un cumplimiento normativo óptimo del email. Los asuntos de tus emails deben estar alineados con el propósito y el contenido del email.

Puedes configurar distintos tipos de emails con contenido y asuntos relevantes para enviarlos a los usuarios según corresponda.

Ofrecer un método claro de baja (opt-out)✔

Como hemos comentado antes, ofrecer una forma de darse de baja de los emails de marketing es fundamental para cumplir normativas importantes como CAN-SPAM y el RGPD. Es una manera de garantizar que tus usuarios objetivo tienen una vía clara y fiable para dejar de recibir emails de marketing que no quieren.

La ventaja es que EngageLab cuenta con una sección específica en la que puedes añadir, diseñar y personalizar la opción de baja.

También puedes personalizar la página de baja en EngageLab.

Mejores herramientas para el cumplimiento normativo del email

En internet hay diferentes herramientas y soluciones de email marketing para ayudarte a garantizar el máximo cumplimiento normativo del email. Algunas de las más destacadas son:

NeverBounce

NeverBounce es una plataforma popular de gestión de emails. Te ayuda a limpiar listas de correo y a asegurarte de que envías tus emails de marketing a una audiencia objetivo relevante. El software también puede detectar emails falsos o dudosos para generar alertas y ayudarte a mejorar la entregabilidad del email.

Sin embargo, a NeverBounce le faltan funcionalidades avanzadas necesarias para garantizar un cumplimiento normativo del email completo.

Emailable

Emailable es otra herramienta eficiente que puedes utilizar para asegurarte de que estás siguiendo las buenas prácticas de redacción de emails y de que están listos para enviarse a tu lista. La interfaz sencilla y fácil de usar de Emailable permite que cualquiera configure sus listas de email y cumpla las leyes aplicables.

Hyperproof

Hyperproof es una solución integral de compliance y gestión de riesgos. Está pensada para empresas medianas y grandes. Sus funcionalidades abordan distintos tipos de cumplimiento, incluida la implementación de buenas prácticas de email y marcos normativos, especialmente el RGPD.

EngageLab

EngageLab es una plataforma de engagement de clientes que te permite enviar emails a una lista completa gracias a sus funcionalidades de compliance integradas. Otras soluciones como NeverBounce o Emailable son demasiado limitadas en sus funciones. Aunque utilices ese software, tendrás que usar otra plataforma para crear emails y hacer marketing.

En cambio, EngageLab combina en un mismo panel las funcionalidades de una plataforma de compliance y las de un software de marketing.

Empezar gratis

El objetivo de EngageLab es garantizar que tus emails llegan a tu audiencia objetivo en cualquier parte del mundo con la máxima velocidad y entregabilidad. Por eso, incorpora potentes funcionalidades de compliance en sus protocolos de envío de email.

Puedes configurar fácilmente campañas completas de email marketing que cumplan las leyes de email en EngageLab para hacer crecer tu negocio.

Conclusiones: facilitar el cumplimiento normativo del email

Familiarizarse con los distintos protocolos y normativas de cumplimiento del email puede parecer un poco abrumador al principio. Sin embargo, con una plataforma fiable como EngageLab, no tienes que preocuparte por seguir pasos complicados ni por hacer configuraciones manuales para que tus emails cumplan los estándares del sector.

En su lugar, puedes confiar plenamente en las funciones y en los protocolos de cumplimiento normativo del email integrados de EngageLab para garantizar que tus emails llegan a tu lista objetivo.

Así que regístrate hoy para una prueba completamente gratuita de EngageLab y explora sus funcionalidades para maximizar tu entregabilidad del email.

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