確認メールの書き方ステップガイド｜ポイントと注意点

確認メールは、マーケティングキャンペーンやセールスファネルにおいて欠かせない存在です。企業と顧客を直接結びつけます。
一部の方は確認メールを単なるアクションの確認手段と考えがちですが、実際には、顧客エンゲージメントを高め、信頼を築くために非常に重要です。

現在、多くのユーザーは支払いなどのアクションを行った際、支払いが完了したことを証明する公式なメールを受け取ることを期待しています。

ここでは、確認メールの重要性と作成方法について解説します。

Part 1. 確認メールのすべて

まずは、確認メールとは何かを正しく理解しましょう。

確認メールとは？

理想的な確認メールには、送信者と受信者の間で合意されたすべての情報や重要事項が記載されています。日時、価格、場所などが主なポイントです。

なぜ確認メールを使うべきか？

確認メールは、合意内容を文書化し、関係者全員に安心感をもたらす有効な手段です。
たとえば、面接に参加する場合、確認メールを送ることで意思表示ができます。同様に、企業側も面接の日程・場所・時間を確認メールで伝えるべきです。

確認メールを活用すべき主な理由は以下の通りです：

• 送信者と受信者の双方に安心感を与える
• 注文情報など、関係者が詳細を把握することでミスを最小限に抑えられる
• 確認レシートを送ることで、ブランドと顧客のエンゲージメントが向上し、信頼を獲得できる
• EngageLabのような信頼性の高いツールで自動化された確認メールは開封率が高く、マーケティング手段としても有効
• 支払い確認メールは、取引記録を正確かつ包括的に管理するのに役立ちます

確認メールの主な用途

確認メールは、さまざまなシーンで活用されています：

• 注文確認メール：ユニークID・商品名・数量・価格・納期など、詳細情報を記載。注文レシートとしても機能。
• 登録確認メール：イベントや登録したプラットフォームに関する詳細を通知。
• 予約確認メール：登録確認と同様に、予約が確定したことを伝える。
• サブスクリプション確認メール：最も古く、現在でも主要な確認メールのひとつです。受信者に期待感を与え、良好な関係構築の第一歩となります。

Part 2. 確認メールの例文集

前述の通り、確認メールはさまざまなシーンで活用できます。そのため、目的や状況によって多様な確認メールがあります。

ここでは、よく使われる確認メールの例文を7つ紹介します。用途に合わせてコピーして編集し、活用できます。

1. 注文確認メール

以下は、ECストアで注文を完了した際にお客様が受け取る注文確認メールの一例です。

2. メール受信の確認

予約・アポイントメント確認

以下は、映画館による予約確認メールの例です。

4. 面接・会議の確認

5. 支払い確認メール

6. 登録確認

以下は、イベント登録時に送信される確認メールの例です。

Part 3. 確認メールの書き方ステップガイド

確認メールの基本や具体例を理解したところで、次は魅力的な確認メールを作成するためのステップについて解説します。

ステップ1：明確な件名を設定する

確認メールは、素早く簡単に読めることが重要です。件名はメールの内容を一目で伝える大切な要素であり、受信者にメールの目的を即座に伝えます。

そのため、確認メールを書く最初のステップは、明確かつ具体的で簡潔な件名を設定することです。例えば、以下のような件名が挙げられます。

以下は、適切な件名の例です。

ステップ2：パーソナライズされた挨拶を加えましょう

以前は「皆様へ」などの一般的な挨拶が主流でしたが、現在は受信者ごとにパーソナライズされた挨拶が求められています。自動化の活用により、ブランド側も簡単に対応できます。

ステップ3：簡潔な本文を作成する

マーケティングメールと異なり、確認メールは短く、簡潔で、要点が明確であることが求められます。そのため、本文の冒頭でメールの主旨となるアクションをすぐに伝えることが大切です。

例えば、注文を受け付けたことを伝える場合、「ご注文ありがとうございます」といった一文から始めることで、確認メールの目的がすぐに伝わり、ご利用者も自分のアクションが確認されたことを把握できます。

また、注文番号やお届け予定日、金額、数量、配送情報など、受信者のリクエストや確認内容に関する重要な情報も本文に記載しましょう。

このように、確認メールは記録用のトランザクションメールとしても活用できます。

以下は、配送確認メールの簡潔な本文例です。

ステップ4：連絡先情報を記載する

確認メールの締めくくりには、連絡先情報を記載し、ご質問やご不明点があればお気軽にご連絡いただける旨を伝えましょう。受信者に追加のアクションを期待する場合は、コールトゥアクションも記載できます。

この情報を記載することで、顧客との信頼関係を築き、公式かつ明確な連絡手段を提供できます。

以下は、企業が確認メールの最後に連絡先情報を記載する例です。

ステップ5：前向きな締めの言葉でメールを終える

メールの締めくくりには、「ご利用いただき誠にありがとうございます」など、前向きな挨拶文を添えるのがおすすめです。企業のブランディングや受信者への好印象につながります。確認メールを書き終えたら、内容に誤りがないか、正確な情報が伝わっているかをしっかり見直しましょう。

予約確認メールの丁寧な締めくくり例をご紹介します：

Part 4. 確認メール作成・送信に活用できるツール

上記のように手動で確認メールを作成する方法も有効ですが、さらに効率的にこのプロセスを完了できる方法も知っておくと便利です。

EngageLabは顧客エンゲージメント管理やメール配信に特化したソフトウェアです。 豊富な無料確認メールテンプレートが用意されており、テンプレートを編集し、そのまま確認メール業務にご活用いただけます。

EngageLabの豊富なメールテンプレートライブラリの利用方法は次の通りです：

• ステップ1

  EngageLabを開き、ログインします。アカウントをお持ちでない場合は、プラットフォーム上で簡単に登録でき、無料トライアルもすぐに開始できます。

無料ではじめる

• ステップ2

  EngageLabはオールインワンの顧客エンゲージメントプラットフォームです。さまざまなチャネルに対応しています。確認メールを扱う場合は、メインメニューからEmailオプションを選択します。


• ステップ3

  新しいテンプレートの作成または既存の無料確認メールテンプレートライブラリの利用が可能です。「送信関連」からテンプレートセクションへ進み、テンプレート作成を選択します。


• ステップ4

  ドラッグ＆ドロップエディターを選択し、オリジナルのテンプレートを作成します。


• ステップ5

  4つの項目を入力し、確認メールテンプレートを作成します。


• ステップ6

  また、EngageLabの豊富な無料テンプレートライブラリから、効果的な確認メールのスタイルやトーンを選択・開発できます。

適切なフォーマットと確認メールテンプレートを選択することで、高速かつ到達率の高い自動メール配信が簡単に実現できます。

Part 5．EngageLab Emailの主な機能

確認メール作成のコツと注意点

ここまでで確認メール作成の主要なステップをご理解いただけたかと思います。続いて、作成時に押さえておきたいポイントや注意点をご紹介します。

• 目的を明確に設定し、関連性の高い内容を作成することで、顧客の期待に応えます。
• 意図に合わせて、適切な確認メールテンプレートを活用すること。
• 内容は簡潔かつ具体的にまとめ、ふさわしくない表現や言葉遣いは避けましょう。
• フレンドリーさとプロフェッショナルさのバランスを意識すること。
• 確認メールはブランディングの絶好の機会です。配色やロゴ、スタイルを統一し、ブランドイメージを一貫させましょう。
• 確認メールにパーソナルな要素を加え、ブランドの声に合わせて、受信者が認識されていると感じられるよう工夫すること。
• EngageLabのようなメール自動化ツールを活用し、適切なタイミングで正しい受信者にメールを届けましょう。

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EngageLabは、安全・効率的・安定したメール配信プラットフォームとして、企業のメールマーケティング戦略を最適化し、購読者のエンゲージメントを高め、コンバージョン向上をサポートします。

まとめ

確認メールは、メールマーケティングやあらゆる組織運営において欠かせない存在です。顧客や見込み顧客に対して、たとえばWebサイトへの登録など、行動が完了したことを安心して伝える手段となります。

確認メールの送信や受領確認を手作業で行うのは大変です。しかし、EngageLabのような最新プラットフォームを活用すれば、このプロセスを自動化でき、他の重要な業務に集中できます。EngageLabで確認メールの運用をスピーディーかつ効果的に実現しましょう。